Rechtssicher Zoom.UP-Meetings aufzeichnen und veröffentlichen

Diese Informationen betreffen nur die Aufzeichnung und die Veröffentlichung von Aufzeichnungen. Weitere Informationen zu Datenschutz und Sicherheit für Zoom.UP finden Sie hier: www.uni-potsdam.de/de/zim/angebote-loesungen/webconferencing/zoom

Wenn Sie eine Online-Veranstaltung mit mehreren Teilnehmenden aufzeichnen, übernehmen Sie als Veranstalterin und Veranstalter Verantwortung für die erfassten Informationen und Inhalte. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir Sie dabei unterstützen, dieser Verantwortung gerecht zu werden. Gleichzeitig wollen wir die Studierenden darüber informieren, wie sie auch als Teilnehmende dazu beitragen können, datenschutzrechtlich konforme Veranstaltungen durchzuführen. Für Studierende, die eigene Meetings veranstalten, z. B. als Lerngruppe, gelten die nachstehenden Rahmenbedingungen gleichermaßen. Beachten Sie bitte, dass Zoom zzt. ständig die Möglichkeiten einer datenschutzrechtlich konformen Benutzung erweitert. Dieses Dokument wird bei bedeutsamen Veränderungen angepasst.

Wir unterscheiden die Aufzeichnung und die Veröffentlichung von Aufzeichnungen. Es ist nicht erlaubt, das nichtöffentlich gesprochene Wort anderer unbefugt aufzunehmen (§ 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB). Da Zoom-Meetings an der Universität Potsdam grundsätzlich in nichtöffentlicher Form durchgeführt werden, kann die Aufzeichnung eines Meetings ohne Einwilligung der Betroffenen einen Verstoß gegen § 201 StGB nach sich ziehen. Darüber hinaus bedarf es auch aus datenschutzrechtlicher Sicht einer Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung von Lehrveranstaltungen, wenn diese personenbezogene Informationen der Teilnehmenden enthalten. Die Veröffentlichung von Aufzeichnungen muss weiteren rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Drei Szenarien

1. Keine Aufnahme von Informationen und Beiträgen der Teilnehmenden

Sie stellen sicher, dass Informationen anderer Personen als sie selbst (Bild, Ton und Text) nicht aufgezeichnet werden. Im Dokument Einstellungen zur rechtssicheren Aufzeichnung von Zoom-Meetings finden Sie die dafür notwendigen Einstellungen. Weisen Sie bitte die Teilnehmenden darauf hin und beachten Sie unsere nachfolgenden Hinweise zum Ablauf der Aufzeichnung.

2. Aufzeichnung von Informationen und Aktivitäten der Teilnehmenden, diese werden aber für eine Veröffentlichung entfernt bzw. anonymisiert

Sie zeichnen mit der Lehrveranstaltung die Aktivitäten der Teilnehmenden auf. Vor der Veröffentlichung auf Media.UP werden die persönlichen Informationen (Audio- und Videostreams, ggf. Chatbeiträge) entfernt bzw. anonymisiert.

Sie benötigen bereits vor der Aufzeichnung grundsätzlich eine Einwilligung aller Teilnehmenden und müssen diese über die Aufzeichnung und die Verarbeitung ihrer Daten informieren. Es gibt seitens Zoom technische Möglichkeiten, diese Einwilligung zu Beginn einer Aufnahme von den Teilnehmenden einzuholen. Diese ist jedoch nicht rechtssicher, da die Aufzeichnung trotzdem stattfinden kann. Wir empfehlen deshalb und aus Gründen der Nachweisbarkeit, vorab von den Teilnehmenden eine Einwilligungserklärung einzuholen UP_Einwilligungserklärung zur Anfertigung von Aufnahmen von Zoom-Meetings. Mit dieser Einwilligungserklärung werden den betroffenen Studierenden dann auch alle erforderlichen – spezifisch auf die Aufzeichnung und Veröffentlichung bezogenen – Informationen zum Datenschutz zur Verfügung gestellt. Sie können diese Einwilligungserklärung schriftlich oder elektronisch (per E-Mail oder Moodle) einholen. Die Dokumente, die E-Mail und die Erklärung mit elektronisch eingetragenem Namen bewahren Sie bitte auf. Es empfiehlt sich, die Einwilligung semesterweise einzuholen.

3. Aufzeichnung und Veröffentlichung der Beiträge und Aktivitäten der Teilnehmden

Sie zeichnen mit der Lehrveranstaltung die Aktivitäten der Teilnehmenden auf. Die Aufzeichnung umfasst insbesondere Wortmeldungen im Rahmen der Veranstaltung, den Videostream und ggf. Chat-Beiträge. Diese Aufzeichnung wird auf Media.UP veröffentlicht. In diesem Fall müssen die Betroffenen nicht nur der Aufzeichnung sondern auch der Veröffentlichung ihrer Beiträge und personenbezogenen Informationen zustimmen.

Für diesen Fall nutzen Sie bitte die UP_Einwilligungserklärung zur Anfertigung und Veröffentlichung von Aufnahmen von Zoom-Meetings. Ansonsten beachten Sie bitte die sonstigen Hinweise zum 2. Szenario.

Um ein Meeting aufzuzeichnen, klicken Sie bitte auf  "Aufzeichnen" in der Zoom-Werkzeugleiste.  Bitte beachten Sie, dass Ihnen die Aufzeichnungfunktion nur als Host eines Meetings zur Verfügung steht. Eine ausführliche Dokumentation finden Sie auf den Seiten vom Zoom: Lokale Aufzeichnung.

Sobald Sie das Meeting beendet haben, beginnt Zoom mit dem Rendern des Videos. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, steht Ihnen das Video als .mp4-Datei zur Verfügung. Wir empfehlen die Datei anschließend bei Media.UP zur Verfügung zu stellen.