Ergebnisse des Workshops #4: Finanzielle, personelle und technische Ressourcen

Was in der Corona-Krise vor allem benötigt wird, sind Ressourcen. Mitarbeitende digital aus- und weiterzubilden, ihnen die nötige Infrastruktur bereitzustellen und Prozesse zu digitalisieren, verbraucht Ressourcen. Sowohl finanziell, technisch und personell mangelte es bereits im Normalbetrieb bei manchen Verwaltungen – wie gestaltete sich dieser Mangel im Lockdown? Welche Lücken und welche Lösungen gefunden wurden, dokumentieren wir in diesem Blogbeitrag.

Ergebnisse

Die Teilnehmenden des Workshops berichteten aus unterschiedlichen Perspektiven – als Beschäftigte in der Verwaltung, aus Sicht der Führung, als Bürger*innen und aus verschiedenen Ebenen der Verwaltung.

Personelle Ressourcen

Auf Seiten der Beschäftigten in der Verwaltung lässt sich ein Mangel an Kompetenzen im Umgang mit der neuen Situation – Homeoffice, vermehrte Digitalisierung von Vorgängen etc. – beobachten. Dabei ist der konkrete Bedarf an Kompetenzen für die neuen Umstände nicht immer klar zu benennen. Hier ist eine umfassende Bedarfsanalyse nötig, um dies ab zu stecken. Worauf sich die Teilnehmenden einigen konnten ist der Bedarf von vermehrter Kooperations- und Anpassungsfähigkeit in und an unvorhergesehene und neue Situationen. Aber auch die spezifischen Kompetenzen im Umgang mit konkreten Softwarelösungen wurden als Lücke benannt. So werden Fachverfahren oft zu sehr „hoppla-hop“ eingeführt und es wird versäumt wirklich alle mit zu nehmen. Dies führt dann dazu, dass nicht alle Beschäftigten sicher im Umgang in ihren Aufgaben sind.

Auch die Kommunikationskultur im Homeoffice muss erst erlernt werden und sich einspielen. Denn Dienstanweisungen und Dienstvereinbarungen sind hier nicht wie gewohnt anwendbar und ein geteiltes Verständnis von Kommunikation, Verfügbarkeit und Interaktion muss sich erst entwickeln.

Zum Teil werden Beschäftigte durch Pandemie-bezogene Aufgaben in ihren Kapazitäten eingeschränkt, worunter die Erfüllung ihrer Kernaufgaben leidet und z.B. Sprechzeiten eingeschränkt werden.

Von einigen wenigen Beschäftigten wird das Homeoffice und technische Schwierigkeiten auch als Vorwand genutzt, um sich zurück zu ziehen. Dies wird jedoch nicht als neues Phänomen, sondern nur als eine neue Ausgestaltung eines lange bekannten Phänomens gesehen. Es sind oft die auch sonst bekannten Beschäftigten, die durch ein solches Verhalten auffallen, die nun lediglich andere Gründe für Arbeitsverweigerung haben.

Darüberhinaus wurden Wege diskutiert, wie Beschäftigte mitgenommen werden können, die eher „technikscheu“ sind beziehungsweise dem Wandel kritisch gegenüber stehen. Denn während diejenigen, die grundsätzlich offen sind einen Zuwachs in ihrer Produktivität verzeichnen, wirken andere eher abgehängt. Hier wurde die Bedeutung von Fehlertoleranz, Geduld und Durchhaltevermögen diskutiert. Auch die Idee von Technik-Tandems von technisch versierteren Kolleg*innen mit solchen, die eher Probleme mit der Technik haben waren eine Idee. Denn: Vorteile des digitalen Arbeitens sind oft nicht bekannt oder werden nicht ausreichend kommuniziert und somit überwiegen Abneigung, Zurückhaltung und Misstrauen.

Technische Ressourcen

Grundsätzlich wird die technische Voraussetzung für den Wechsel ins Homeoffice mittelmäßig bis schlecht bewertet. In Teilbereichen wurden innovative und pragmatische Lösungen gefunden, die zum Teil auch nachhaltige Veränderung hervorgerufen haben.

Die Bereitstellung von Hardware war und ist ein Engpass. So konnte zum Beispiel nicht allen Beschäftigten im Lockdown im Frühjahr ein Dienstlaptop zur Verfügung gestellt werden. Hier lässt sich aber eine enorme Bereitschaft auf allen Ebenen beobachten im Zweifel auch mit privaten Endgeräten zu arbeiten – teils auch entkoppelt davon, ob dies rechtlich möglich oder erlaubt ist. Hier setzte sich im Bezug auf die Krise ein Pragmatismus in der Problembewältigung durch. Gleichzeitig ist das Arbeiten auf privaten Endgeräten nicht immer ohne Probleme möglich. So ist teils Software nötig, die auf privaten Endgeräten nicht installiert werden kann oder auch der Zugang zum internen Netzwerk, der im Homeoffice nicht ermöglicht werden kann.

Der strenge Datenschutz wird nach wie vor als ein Hindernis für die digitale Zusammenarbeit – auch zwischen Behörden genannt.

Finanzielle Ressourcen

Die Geschwindigkeit des Landes Brandenburg bei der Unterstützung der Gemeinden wird grundsätzlich positiv gesehen. Gleichzeitig ist die Verteilung von Hilfsmitteln an bestehende Gewerbesteuer-Anteile orientiert, was Ungleichheit zementiert und zum Matthäus-Prinzip führt („Wer hat, dem wird gegeben.“).

Durch ein Rundschreiben zur Anwendung des Vergaberechts durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie im März 2020 wurde der Umgang mit Vergaben gelockert. So wurden beispielsweise Schwellenwerte gesenkt und die schnelle, unkomplizierte Anschaffung technischer Ausstattung wurde für Behörden erheblich erleichtert.

Das Paradigma der schwarzen Null wurde im Workshop angesprochen. Gerade verschuldete Kommunen hatten vor der Krise sehr mit den Möglichkeiten für Investitionen zu kämpfen. Durch die Krise ist die Bereitschaft – und auch die Möglichkeit – zur Verschuldung gestiegen und die finanzielle Handlungsfähigkeit der Kommunen wurde erhöht. Gerade in Zeiten von Niedrig- oder gar Negativzinsen und mit der Einbettung in eine nachhaltige mittelfristige Finanzplanung wird diese Option als sehr befreiend beschrieben.

Die Bedeutung von interkommunaler Kooperation wurde hervorgehoben. So bestehen beispielsweise interkommunale Verbände, die als Plattform den Austausch zwischen Kommunen ermöglichen – sowohl im Bereich von Wissenstransfers als auch im Management von Qualifikationsmaßnahmen (eine Kommune veranstaltet eine Weiterbildung und lädt Vertreter*innen a anderer Kommunen dazu ein). So lassen sich Ressourcen bündeln und Synergieeffekte nutzen.

Weitere Erkenntnisse

Obwohl in Kommunen Kapazitäten zur Krisenbewältigung verfügbar gewesen wären und sind, werden diese nicht immer optimal genutzt. So wurde aus einer Gemeinde berichtet. die dem überlasteten Gesundheitsamt auf Kreisebene gerne bei der Kontaktverfolgung infizierter Personen helfen würde, die Hilfe jedoch auf Grund von Datenschutz und weiteren Kooperationshürden abgelehnt. Die Zusammenarbeit über Ebenen hinweg (Landkreis/Gemeinde) wird hier nicht ermöglicht – auch nicht in der Krise.

Ein positiver Aspekt der Remote-Arbeit wurde mehrfach genannt: Termine können flexibler wahrgenommen werden und vor allem die Termindichte kann bei Bedarf erhöht werden. Dadurch, dass Reisezeiten und Ortswechsel weg fallen ist mehr Zeit für substantielle Arbeit möglich.

Schließlich wurde betont, dass die Verwaltung sich nicht zu sehr mit sich selbst beschäftigen sollte und gerade in der Krise der Bürger*innen-Kontakt sehr bedeutend sei. Hier wurden Möglichkeiten wie z.B. digitale Bürger*innen-Versammlungen oder auch Sprechstunden von Behörden über Videotelefonie angesprochen.