Ergebnisse des Workshops #1: Prozessdigitalisierung

Prozesse sind miteinander verkettete Aktivitäten innerhalb eines Systems zur Erreichung eines Ziels oder Ergebnisses. Sie zu digitalisieren, bringt einige Herausforderungen mit sich. Die Corona-Krise hat in diesem Bereich akute Schwachstellen aufgezeigt, was die Verwaltungen zum schnellen Handeln zwang. Doch wie schnell wurde reagiert? Wurden Prozesse komplett neu aufgesetzt oder bestehende verändert? Was funktioniert besser und auf was kommt es noch an? Wie viel von den Veränderungen heute noch übrig ist und welche Erkenntnisse zu diesem Thema gewonnen wurden, halten wir in diesem Blogbeitrag fest.

Der Workshop Prozessdigitalisierung diskutierte vor allem die Frage, wie sich die Corona-Krise auf die Digitalisierung von Prozessen in der Verwaltung ausgewirkt hat. Verschiedene Erfolge und Misserfolge wurden unter den Teilnehmenden ausgetauscht.

Fünf Herausforderungen konnten dabei gemeinsam identifiziert werden:

1. Datenschutz – erst Auftrieb, dann Bremse.

Zu Beginn der Corona-Krise konnten viele Projekte plötzlich umgesetzt werden, die lange Zeit wegen Datenschutzbedenken aufgeschoben oder verhindert wurden. Allmählich kehrt sich dieser Trend allerdings wieder um und die Bedenken überwiegen wieder.

2. Vor allem die Kommunikation wurde digitalisiert.

Für die Teilnehmenden stellte sich auch die Herausforderung wie im Home-Office mit den Kolleginnen diskutiert werden kann. Hier wurden die größten Veränderungen in den Arbeitsabläufen geschaffen.

3. Kompetenzen schaffen.

Viele Mitarbeiterinnen eigneten sich selbstständig IT-Bedienungskompetenzen an und nutzten auch Angebote für informellen Online-Austausch intensiv.

4. Die Technik fehlt.

An vielen Stellen mangelt es an grundlegenden Voraussetzungen für digitales Arbeiten. Dieser Mangel reicht von Laptops, über Breitbandanschlüsse bis hin zu entsprechender Software.

5. Verantwortungen klären.

Einige berichteten von Unklarheiten, wer für neue Arbeitsabläufe zuständig ist oder wer geänderte Verfahrensweisen genehmigen kann. Es gibt allerdings auch viel Pragmatismus und die Akteure haben eigenständig (vorläufige) Lösungen gefunden.

Die drei wichtigsten Schritte für die Prozessdigitalisierung in der Verwaltung der Zukunft:

1. Machen statt planen.

Ein großes Hindernis ist in den Augen der Praktikerinnen, dass Verantwortlichkeiten in der Digitalisierung nicht geklärt sind.

Die Lösung: Es braucht mehr Mut auf allen Ebenen auch neue Wege zu gehen – Im Zweifel auch ohne diese bis in die oberste Ebene abgestimmt zu haben. Hier ist auch die Fehlerkultur der dt. Verwaltung ein Hindernis für schnelle Erfolge – man traut sich nicht, etwas zu riskieren.

2. Mitarbeitende und Bevölkerung mitnehmen.

In Zukunft werden Tätigkeiten durch Automatisierung verändert oder sogar ganz wegfallen. Die verbleibenden und die neuen Tätigkeiten, erfordern veränderte Kompetenzen. Es ist wichtig diese Kompetenzen zu erkennen und frühzeitig zu fördern. Der demografische Wandel erhöht zudem den Druck Prozesse stärker zu automatisieren. Auch die Bevölkerung muss diese neue Arbeitsweise akzeptieren. Viele wollen noch weiter vor-ort-Dienstleistungen in Anspruch nehmen.

3. Nahtlose Digitale Prozesse

Den größten Nutzen stiften digitale Prozesse, wenn sie medienbruchfrei sind und mit allen wichtigen Datenquellen bereits vernetzt. Unter dieser Bedingung können sog. Robots oder KI eingesetzt werden. Diese können menschliche Tätigkeiten nachahmen und zu erheblichen Effizienzgewinnen führen. Es braucht die nötigen organisatorischen und Managementkompetenzen, um diese Potentiale zu erkennen und zu schöpfen.