Einstieg in flexiblere Arbeitsorganisation durch den Corona-Digitalisierungsschub

Ein Beitrag von
Janne Kalucza und Lena Hempelmann, Universität Hamburg

„Verwaltung muss (digitale) Arbeit neu denken“ lautete das Fazit eines Workshops im Rahmen der Digitalkonferenz im Dezember 2020. Eine ähnliche Sprache sprechen die Ergebnisse einer Datenerhebung des Teams des Lehrstuhls Organisation und Unternehmensführung an der Universität Hamburg. Insgesamt 1.180 Beschäftigte des öffentlichen Dienstes wurden während des zweiten Lockdowns im Dezember 2020 zu ihren Arbeitsbedingungen vor und während der Corona-Pandemie befragt. Die Ergebnisse bestätigen zum einen viele der anekdotischen Eindrücke der Workshops, geben aber auch spannende Einblicke in noch offene Fragen.

Vor der Pandemie arbeiteten gerade einmal 15 % der über 1.000 Befragten mehrmals in der Woche oder täglich im Homeoffice, während dieser Wert Anfang 2021 auf fast 50 % anstieg. Erwartungsgemäß zeigt sich hier ein recht deutlicher Unterschied zwischen den Beschäftigten, die mehrmals pro Woche oder sogar täglich KundInnenkontakt haben, zu denjenigen, die höchstens ein paar Mal im Monat mit BürgerInnen in Kontakt stehen. Nur 40 % der Beschäftigten mit täglichem oder wöchentlichem KundInnenkontakt sind mehrmals die Woche im Homeoffice, während fast 60 % der Beschäftigten mit wenig KundInnenkontakt viel Homeoffice machen (können).

Obwohl diese digitale Entwicklung in den Workshops positiv bewertet wurde, ist der Kontext, der diese Entwicklung möglich macht, für viele Menschen belastend. Über 2/3 der Befragten gaben an, sich zumindest teilweise durch die Auswirkungen der Pandemie gestresst zu fühlen und sich Sorgen um ihre Gesundheit zu machen. Die Ressourcenfrage, wie sie in den Workshops diskutiert wurde, sollte also um die persönliche Komponente erweitert werden. Denn immerhin ein Drittel der Befragten gibt an, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben im Homeoffice verschwimmen und es ihnen schwer fällt, beides miteinander zu vereinbaren. Diese Erweiterung des Blickes auf die notwendigen Ressourcen für die Arbeitsfähigkeit der MitarbeiterInnen scheint auch deshalb angebracht, da über 80 % der Befragten berichten, dass die technische Ausstattung zumindest zum Teil angemessen für ihre Arbeit ist und ihnen ermöglicht, so zu arbeiten, wie sie möchten.

Neben der örtlichen Veränderung, war es vor allem die Zusammenarbeit mit KollegInnen, die sich verändert hat. In den Workshops diskutierten TeilnehmerInnen über die Notwendigkeit eines Meeting-Knigges und klare Regeln für die Nutzung digitaler Kanäle. Die befragten Beschäftigten des öffentlichen Dienstes zeigen sich davon unabhängig recht zufrieden mit der Mischung aus digitalen und Präsenz-Meetings. Nur knapp über 20 % sehen einen hohen Aufwand in den Meetings während der Corona-Pandemie, während die Funktionalität dieser Meetings von fast 50 % als sehr gut bewertet wird. Aussagen von VerwaltungsmitarbeiterInnen in internen Blogs, die den Forschenden zugänglich gemacht wurden, verdeutlichen, dass digitale Meetings effizientere und effektivere Besprechungen ermöglichen können: „Skype-Konferenzen empfinde ich als wesentlich strukturierter und freier von unnützen Wortbeiträgen. Wir sparen pro Tag 45 Minuten durch den Einsatz von Skype im Gegensatz zu normalen Besprechungen.“ Insgesamt zeigen sich über 80 % zumindest teilweise zufrieden mit den Online- und Präsenz-Meetings.

In den Workshops wurde auch über die Produktivität der Arbeit im Homeoffice diskutiert. Über 70 % der Befragten des öffentlichen Dienstes geben selbst an, mindestens zum Teil produktiv oder sogar proaktiv zu handeln, während weniger als 10 % kontraproduktives Verhalten, wie z.B. unnötig lange Pausen, zugeben. Diese Selbstauskunft kann natürlich einer gewissen Verzerrung im Sinne der sozialen Erwünschtheit unterliegen, aber durch die vollständig gewährte Anonymität lässt sich zumindest die Tendenz interpretieren. Während in den Workshops über Konflikte zwischen innovativen und altbackenen Mitarbeitenden im Hinblick auf digitale Arbeit diskutiert wurde, zeigt die Umfrage, dass sich dieser Konflikt nicht durch das Alter der MitarbeiterInnen erklären lässt, da sie unabhängig vom Alter von einer ähnlichen Produktivität berichten.

Insgesamt lässt sich festhalten, dass sich die Eindrücke der WorkshopteilnehmerInnen an vielen Stellen in der Befragung der 1.180 Beschäftigten des öffentlichen Dienstes wiederfinden und bestätigt werden. Die Corona-Krise hat die Verwaltung in die digitale Arbeit ‚geschubst‘ und in Zukunft gilt es, die Erfahrungen als Einstieg in eine flexiblere Arbeitsorganisation zu nutzen. Diese sollte die genannten Vorteile flexibleren Arbeitens, wie z.B. höhere wahrgenommene Produktivität, genauso wie die möglichen Gefahren, wie z. B. die Entgrenzung der Arbeit im Homeoffice, adressieren.