Beglaubigungen
Zeugnisse und Urkunden, die zur Bewerbung bzw. Immatrikulation in amtlich beglaubigter Kopie abgefordert werden, müssen den unten genannten Anforderungen entsprechen.
Eine amtliche Beglaubigung muss mindestens enthalten:
- Einen Vermerk, der bescheinigt, dass die Kopie/Abschrift mit dem Original übereinstimmt (Beglaubigungsvermerk) inkl. der Bezeichnung des Dokumentes,
- den Ort, das Datum und die Unterschrift des Beglaubigenden/der Beglaubigenden und
- den Abdruck des Dienstsiegels.
Ein Dienstsiegel enthält immer ein Emblem. Ein einfacher Schriftstempel genügt nicht.
Besteht die Kopie/ Abschrift aus mehreren Einzelblättern, muss nachgewiesen sein, dass jede Seite von derselben Urkunde stammt. Es genügt, wenn nur eine Seite mit dem Beglaubigungsvermerk und der Unterschrift versehen ist, sofern alle Blätter (z. B. schuppenartig) so überstempelt werden, dass auf jeder Seite ein Teil des Dienstsiegelabdrucks erscheint.
Jede Seite kann auch gesondert beglaubigt werden. In diesem Fall muss darauf geachtet werden, dass auf jeder Seite des Originals der Name des Inhabers/der Inhaberin der Bescheinigung/Urkunde steht. Ist er nicht überall angegeben, muss er zusammen mit einem Hinweis auf die Art der Urkunde in die Beglaubigungsvermerke aufgenommen werden.
Befindet sich auf der Vorder- und Rückseite eines Blattes eine Kopie und kommt es auf den Inhalt beider Seiten an, muss sich der Beglaubigungsvermerk auf die Vorder- und Rückseite beziehen (z.B.: "Hiermit wird beglaubigt, dass die vor-/umstehende Kopie mit dem Original übereinstimmt."). Ist dies nicht der Fall, müssen Vorder- und Rückseite gesondert beglaubigt sein.
Befindet sich auf dem Original ein im Papier eingedrücktes Siegel (ein sogenanntes Prägesiegel), so wird dieses in der Regel auf der Kopie nicht sichtbar sein. Der Beglaubigungsvermerk auf der Kopie muss dann dahin erweitert werden, dass sich auf dem Original ein Prägesiegel des Ausstellers der Bescheinigung/Urkunde befunden hat.
Genügt die Beglaubigung den genannten Anforderungen nicht, erkennt die Universität Potsdam die Beglaubigung nicht an.
Die Kopie einer amtlich beglaubigten Kopie gilt nicht als beglaubigt und muss erneut amtlich beglaubigt werden!
Zur amtlichen Beglaubigung sind alle Behörden des Landes, der Gemeinden, Ämter und Gemeindeverbände, der sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts befugt, die berechtigt sind, ein Dienstsiegel zu führen, z.B. Einwohnermeldeämter, die zeugnisausstellende Schule, Notare, Landesversicherungsanstalten, Krankenkassen. Nicht anerkannt werden Beglaubigungen von Banken, Sparkassen, Kirchen, Rechtsanwälten, Wirtschaftsprüfern, Vereinen, vereidigten Buchprüfern u.ä.
Hinweis zur Beglaubigung ausländischer Zeugnisse:
Erfahrungsgemäß werden Kopien ausländischer Zeugnisse nicht von allen sonst üblichen Stellen angefertigt.
Sollten Sie Probleme haben, diese zu erhalten, wenden Sie sich am besten an einen Notar oder an die Botschaft Ihres Heimatlandes.
Gesetzliche Grundlagen der Beglaubigungen:
Maßgebend für die richtige Ausführung einer Beglaubigung ist das Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Brandenburg (VwVfGBbg) vom 7. Juli 2009 (GVBl. I/09, [Nr. 12], S. 262, 264) i. V. m. § 33 VwVfG. Die Regelung der Befugnis zur amtlichen Beglaubigung trifft die Verordnung zur Bestimmung der zur amtlichen Beglaubigung befugten Behörden im Land Brandenburg vom 30.08.2011.