Digitalisierung der Verwaltung

Im Mai 2019 wurde eine Digitalisierungsstrategie für die Zentrale Universitätsverwaltung (ZUV) [Stand: 28.06.2019; nur im Intranet] verabschiedet. Darin setzt sich die Verwaltung die Ziele

• wesentliche Dienstleistungen anwenderfreundlich, serviceorientiert, digital und zentral an einem Ort anzubieten,
• Prozesse kontinuierlich zu prüfen und zu verbessern, transparent zu gestalten und digitale Systeme zur Information aller Verfahrensbeteiligter zu nutzen,
• die digitalen Kompetenzen der Beschäftigten der ZUV zu stärken,
• infrastrukturelle und organisatorische Voraussetzungen für digitale Anforderungen zu schaffen.

Die Digitalisierungsstrategie der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) bildet die Basis für die Verwaltungsdigitalisierung der Universität Potsdam. In der Strategie sind vor allem Ziele festgelegt, die in den nächsten Jahren umgesetzt werden sollen. Auf Basis der Strategie wurden zusätzlich Akteure, Verantwortlichkeiten und Abläufe benannt, die eine möglichst reibungslose Abarbeitung der Ziele ermöglichen sollen. Zur Umsetzung der Ziele wurde eine Steuerungsgruppe eingerichtet. Die Steuerungsgruppe befasst sich mit grundlegenden Entscheidungen bezüglich der IT der ZUV und gibt Empfehlungen zur Prioritätensetzung von IT-Projekten der Verwaltung.

Die Digitalisierungsstrategie der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) wurde im Jahr 2024 um einige Aspekte erweitert:

• Die ZUV digitalisiert und transformiert ihre Verwaltungsprozesse konsequent weiter. Der Fokus liegt dabei auf zentralen und fallstarken Prozessen u.a. aus den Bereichen Personal & Studierende, Reisen und Drittmittel. 
• Digitalisierungs- und Transformationsvorhaben werden gemäß gemeinsam entwickelter Vorgaben durchgeführt. Grundlage bietet der Projektleitfaden, zusätzlich finden Schulungen bzw. regelmäßige Austauschrunden für Projektleitungen und Projektmanagement statt.
• Die an den Prozessen beteiligten Personen und Anspruchsgruppen werden rechtzeitig und regelmäßig in die Umsetzungsprojekte eingebunden. Es finden regelmäßige Schulungen für Beschäftigte statt, um sicherzustellen, dass alle mit neuen Systemen und Prozessen vertraut sind und diese effektiv nutzen können. Auch außerhalb von konkreten Umsetzungsprojekten bietet die ZUV den Beschäftigten Angebote zur Weiterentwicklung digitaler Kompetenzen an.
• Die Systeme und Vorhaben werden gemäß der aktuellen IT-Sicherheitsstandards umgesetzt.
• Die Möglichkeiten der Digitalisierung sollen allen Mitgliedern der Universität Potsdam zur Verfügung stehen. Der Zugang zu digitalen Angeboten sowie ihre Darstellung und Bedienbarkeit werden so gestaltet, dass Exklusionseffekte bestmöglich vermieden werden.
• Die rasante Entwicklung künstlicher Intelligenz, die Menge erfasster Daten und die steigende Leistungsfähigkeit der Systeme wird im Rahmen der digitalen Transformation genutzt. Die Nutzung erfolgt aber immer im Sinne der Verantwortung für den Schutz des Rechts der informationellen Selbstbestimmung. Systeme und Prozesse werden nur mit den notwendigen Daten aufgebaut.
• Die digitale Transformation darf nicht auf Kosten der natürlichen Ressourcen umgesetzt werden. Die Nachhaltigkeit der Systeme und Prozesse ist ein zentraler Aspekt bei der Planung der Digitalisierungs- und Transformationsprojekte.

Bis zur Evaluation im Jahr 2028 gelten beide Teile in Kombination.