Datenschutzerklärung "Wohnraumservice des International Office“ für internationale Studierende der Universität Potsdam (UP-Kontingent)

Auf dieser Seite informieren wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Universität Potsdam und die Ihnen zustehenden Rechte im Rahmen der Vermittlung von Zimmeroptionen im Rahmen eines mit dem Studentenwerk Potsdam abgeschlossenen Kontingentvertrages.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes (BbgDSG).

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Universität Potsdam
vertreten durch den Präsidenten, Herrn Prof. Oliver Günther, Ph.D.
Am Neuen Palais 10
14469 Potsdam
Telefon: +49 331 977-0
Telefax: +49 331-97 21 63
www.uni-potsdam.de

Verarbeitete Arten von Daten

• Stammdaten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Geschlecht),
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse),
• Angaben zum Studium (Matrikelnummer, Startsemester, geplantes Enddatum, Anmeldung und Teilnahme am ‚Deutsch(land)kurs Willkommen‘ und Fachrichtung),
• Bewerbungsrelevante- und arbeitsprozessbezogene Daten (Genehmigung/Ablehnung des Kontingentplatzes, Datums- und Zahlungseingänge, Stornierungsgründe und Wartelistenplatz).

Zweck der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung dient zur Durchführung des Vermittlungsprozesses einer Zimmeroption in einem Wohnheim des Studentenwerks Potsdam.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 14 Abs. 9 BbgHG. Danach dürfen die Hochschulen des Landes Brandenburg unter anderem Daten von externen Nutzerinnen und Nutzern verarbeiten, die an Lehrveranstaltungen teilnehmen oder Hochschuleinrichtungen benutzen. 

Empfänger der Daten

Es erhalten nur die Personen und Stellen der Universität Potsdam (Dezernat 2: Studienangelegenheiten - zur Abwicklung des Vermittlungsprozesses, Dezernat 4: Haushalt und Beschaffung zur Abwicklung der Zahlungsvorgänge, Zentrum für Informationstechnologie und Medienmanagement (ZIM): Administration von Dienst Box.UP) Ihre personenbezogenen Daten, die für die Abwicklung ihrer Bewerbung für eine Wohnheimplatzvermittlung eingebunden sind. Zudem erhält das Studentenwerk Potsdam (Ansprechpartner: Frau Susanne Wolf, Babelsberger Straße 2, 14473 Potsdam, Tel: +49 331 3706-501, E-Mail: wohnen-service1ustudentenwerk-potsdampde) im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens im Rahmen des  Kontingents und dem nachfolgenden Abschluss des Mietvertrags die Daten in eigener Verantwortung und verarbeitet diese weiter. Im Rahmen des Auftragsdatenverarbeitungsvertrags für die MoveOn-Datenbank werden Ihre Daten an die QS unisolution GmbH, Wankelstr. 14, 70563 Stuttgart, Tel: +49 711 253591-60 weitergeleitet.

Folgende Daten werden an das Studentenwerk Potsdam weitergeleitet:

• Stammdaten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht)
• Kontaktdaten (E-Mailadresse)
• Angaben zum Studium (Startsemester, geplantes Enddatum, Teilnahme am ‚Deutsch(land)kurs Willkommen‘
• Bewerbungsrelevante- und arbeitsprozessbezogene Daten (Genehmigung des Kontingentplatzes und Stornierungsgründe)

Dauer der Datenspeicherung

Die erhobenen Daten werden für die Dauer von zwei Semestern gespeichert und anschließend gelöscht. Die Buchungs- und Zahlungsdaten werden durch das Dezernat 4: Haushalt und Beschaffung, gemäß §147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO für die Dauer von 10 Jahren gespeichert.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Sie betreffender, personenbezogener Daten zu verlangen. Dieses Auskunftsrecht umfasst neben einer Kopie der personenbezogenen Daten auch Angaben zu dem Zweck der Datenverarbeitung, Datenempfängern sowie der Speicherdauer.

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, können Sie von uns die Berichtigung dieser Daten verlangen. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen aus Art. 17 bzw. 18 DSGVO vor, steht Ihnen zudem grundsätzlich das Recht auf Löschung personenbezogener Daten oder auf eine Einschränkung der Verarbeitung zu. Bitte beachten Sie, dass eine eingeschränkte Verarbeitung der Daten unter Umständen nicht möglich ist. Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Art. 20 DSGVO). Soweit die Datenverarbeitung ohne Ihre Einwilligung zulässig ist, können Sie unter den Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung widersprechen.

Wir möchten Sie darum bitten, sich zur Ausübung Ihrer oben genannten Rechte zu wenden an:

International Office

Dr. Regina Neum-Flux
Am Neuen Palais 10
14469 Potsdam
Telefon: +49 331 977-1533
E-Mail: regina.neum-flux@uni-potsdam.de

Auskunft können Sie abweichend davon beim Chief Information Officer (Universität Potsdam, Karl-Liebknecht-Straße 24-25, 14476 Potsdam) beantragen. Das dafür vorgesehene Formular finden Sie unter: https://www.uni-potsdam.de/de/praesidialbereich/praesident-vizepraesidenten/cio.html.

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Universität Potsdam wenden:

Dr. Marek Kneis
Am Neuen Palais 10
14469 Potsdam
Telefon: +49 331 977 - 124409
Telefax: +49 331-977 - 701821
E-Mail: datenschutz@uni-potsdam.de

Falls Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, haben Sie das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz eine Beschwerde einzureichen.