Prozessmanagement
Einem Unternehmen brechen die Bewerber*innen weg, die Mitarbeitenden einer Verwaltung sind unzufrieden mit der Einführung einer neuen Software oder ein Altenheim muss seine Pflegestandards an neue Gesetzesvorgaben anpassen — all dies sind mögliche Aufgabenfelder für Prozessmanager*innen. Ihre Aufgabe ist es bestehende Prozesse zu analysieren, zu bewerten und (nicht nur) im Störfall zu optimieren.
Dabei sind sie zunächst dafür zuständig, die operativen Abläufe und Geschäftsprozesse eines Unternehmens oder sonstigerr Einrichtungen zu definieren und festzuschreiben. Dafür skizzieren sie zunächst den idealtypischen Ablauf dieser Prozesse und halten diesen in sogenannten Prozessmodellen (Prozesslandkarten, Flussdiagrammen, Tabellen, Wertschöpfungskettendiagrammen,...) fest. Zusätzlich zu den einzelnen Prozessschritten werden Kompetenzprofile und Arbeitsanweisungen erstellt, die zeigen, welche Qualifikationen die Bearbeiter*innen der einzelnen Prozessschritte erfüllen und welche Regelungen sie einhalten müssen. Außerdem wird festgehalten, welche technischen Hilfsmittel und sonstigen Ressourcen für die Umsetzung von Nöten sind und wie die Schnittstellen zu angrenzenden Prozessschritten gestaltet werden.
Anhand von Geschäftsdaten und Kennzahlen wird dann in einem zweiten Schritt die Umsetzung der Prozesse überprüft. Hierbei können Differenzen zwischen den idealtypisch beschriebenen Abläufen und deren realer Umsetzung festgestellt und entsprechende Nachbesserungen vorgenommen werden. Das erklärte Ziel ist es dabei, regelmäßig wiederkehrende Standardprozesse (z. B. Einkauf von Gütern, Einarbeitung neuer Mitarbeitender, Versand des Angebotskatalogs,...) möglichst effizient umzusetzen, die Abläufe stetig zu überprüfen und an neue Herausforderungen und Vorgaben anzupassen.
Kenntnisse der branchenrelevanten Richtlinien und Prozessmodellierungstools hilfreich
Ein gut dokumentiertes Prozessmanagement ist außerdem die Grundlage für die Arbeit des Qualitätsmanagements, das neben der Optimierung der operativen Prozesse auch die Umsetzung übergeordneter strategischer Geschäftsziele im Blick hat, wobei es zuweilen auch zu Zielkonflikten zwischen operativen und strategischen Zielsetzungen kommen kann (z. B. effizienter Telefonsupport versus Kund*innenzufriedenheit).
Da beide Bereiche die Optimierung der internen Abläufe und die Einhaltung bzw. Erfüllung der festgeschriebenen Geschäftsziele zum Ziel haben, fallen Prozess- und Qualitätsmanagement in vielen Einrichtungen zusammen bzw. arbeiten Hand in Hand.
Für den Einstieg empfehlen sich Praktika sowie Trainee-Stellen. Der geforderte Studienhintergrund variiert je nach Branche und Einsatzbereich - so ist bei digitalen Prozessen oft ein IT-Hintergrund gefragt, bei technischen Prozessen Ingenieurskenntnisse, bei Personalmanagement-, Dienstleistungs- oder Kund*innenprozessen ein BWL-Studium und im Pflegebereich ein gesundheits- oder sozialwissenschaftlicher Background, wobei Vorerfahrungen und Branchenwissen in den meisten Fällen den konkreten Studienabschluss überwiegen. Immer hilfreich sind Erfahrungen mit den gängigen Prozessmanagement- und Evaluationsmethoden (bsp. Prozessmodellierung und Auswertung von Kennzahlen), Kenntnisse der jeweiligen branchenrelevanten Richtlinien und Gesetzesvorgaben sowie eine strukturierte und analytische Denkweise.