Leitfaden für die Researcher- und PI-Rolle

SONA-Rollen

In SONA gibt es drei verschiedene Rollen:

• Participant: Rolle für Proband*innen
• Researcher: Rolle zum Erstellen und für die Durchführung von Studien inklusive Terminvergabe, Verbuchung von VP-Stunden etc.
• PI (Principal Investigator): gleiche Funktionen wie Researcher, aber als verantwortliche Person gedacht, die nicht selbst mit SONA arbeiten muss. Jede Studie in SONA braucht einen PI (in der Regel ein*e Mitarbeiter*in/Postdoc/Professor*in)

Erstellen einer Studie

1. Create a new study auswählen.
   Es gibt ebenfalls eine Studien-Kopierfunktion, mit der bestehende Studien dupliziert werden können. Dabei lassen sich tlw. die Optionen von Punkt 2 ändern (praktisch für die Umwandlung einer VP-Stunden- in eine Bezahlstudie oder auch von Online- in Laborstudien bzw. umgekehrt).
2. Entscheiden Sie zunächst, um was für eine Art von Studie es sich handelt und ob die Vergütung mit VP-Stunden oder Geld erfolgt.
   Achtung! Diese Auswahl kann später nicht geändert werden (man kann aber die Studie kopieren und dabei einige dieser Punkte ändern, s. Punkt 1)
   WICHTIG: Wenn für die Studie beide Vergütungsoptionen (VP-Stunden oder Geld) verfügbar sein sollen, unbedingt “Credits” auswählen (da sonst keine VP-Stunden verbucht werden können)!
   Folgende Studienarten sind verfügbar:
   • Standard Study: Studie im Labor mit einem Termin
   • Multi-Part Standard Study: Studie im Labor mit 2, 3 oder 4 Terminen
     • Bei mehrteiligen Studien ist es oft einfacher, eine Standard Study (mit einem Termin) zu erstellen und weitere Termine beim ersten Termin außerhalb von SONA zu vereinbaren. Denn bei diesen mehrteiligen Studien müssen Termine für die jeweiligen Teile spezifiziert angeboten werden, was sehr unflexibel ist.
   • Online Internal Survey Study: Onlinestudie, bei der die Fragen direkt in SONA implementiert werden.
     • Vorteil: Nach Beantwortung aller Fragen erfolgt automatisch die VP-Stundenvergabe durch SONA.
     • Nachteil: Es sind nur bestimmte Frage- bzw. Eingabe-Optionen verfügbar und es gibt keine Verzweigungslogik.
     • WICHTIG: Die Daten sollten regelmäßig exportiert/gesichert werden, da eine langfristige Speicherung in SONA nicht garantiert ist.
   • Online External Study: Hier wird ein Link zu einer externen Plattform eingefügt, auf der die Onlinestudie implementiert ist.
     • Vorteil: Es kann die Plattform gewählt werden, die den Anforderungen der Studie bzw. der Erfahrung der Forscher*innen entspricht. SONA unterstützt die Kommunikation mit verschiedenen Plattformen, um eine automatische VP-Stunden-Vergabe zu ermöglichen (siehe Informationen hier)
     • Nachteil: Man muss sicherstellen, dass die Daten auf der externen Plattform den Proband*innen in SONA zugeordnet werden können. Bitte beachten Sie dazu unbedingt die weiteren Infos unter "Besonderheiten bei Onlinestudien" in den FAQs.
3. Studieninformationen eingeben (diese Infos können auch später noch geändert werden):
   • Studienname (am besten kurz, aber nicht zu allgemein, mit Methoden-Info)
   • Abstract (255 Zeichen): das sehen die ProbandInnen als erstes, hier kommen alle wichtigen Informationen rein, alle Beschränkungen, die nicht über das Prescreening gefiltert werden können (z.B. Alter), WICHTIG: bei Vergütung mit Geld im Abstract den Betrag angeben
   • Beschreibung (bis 15000 Zeichen): Details zur Studie, ist optional, kann dasselbe sein wie im Abstract
   • Teilnahmebedingungen (Eligibility Requirements): Hier können Bedingungen für die Teilnahme angegeben werden. Diese werden von SONA nicht geprüft und müssen von den Proband*innen bzw. den Researcher*innen beachtet werden (z.B. Studierende im 1. oder 2. Semester). Für Beschränkungen aufgrund des Prescreen-Fragebogens oder des Alters sollten die Beschränkungen (Restrictions, siehe weiter unten) bzw. die Altersbeschränkung in den Advanced Study Setting genutzt werden, weil SONA dann nicht passende Proband*innen herausfiltern kann. Gibt es keine Bedingungen, sollte dieses Feld frei gelassen werden und das "None", das standardmäßig eingetragen ist, gelöscht werden.
   • Dauer in Minuten:  !!WICHTIG!! Die Dauer muss mit der VP-Stundenanzahl übereinstimmen. Die Regel ist: Jede angefangene viertel Stunde wird mit 0,25 VP-Stunden vergütet. Analog zu den VP-Stunden wird auch die Dauer auf viertel Stunden aufgerundet (vgl. auch die Frage "Was soll bei Dauer der Studie eingetragen werden?" unter den FAQs). Keinesfalls darf  mit einer kurzen Dauer ("nur 50 min für 1 VP-Stunde") geworben werden.
   • VP-Stunden: Hier wird die zur Dauer der Studie passende Anzahl an VP-Stunden angegeben, wenn es sich um eine VP-Stunden-Studie handelt.
   • Vorbereitung (Preparation): Hier können notwendige Vorbereitungen eingetragen werden (z.B. wenn zu Laborstudien etwas zum Termin mitzubringen ist oder bei Onlinestudien, wenn für die Durchführung ein Kopfhörer o.ä. notwendig ist). Sind keine Vorbereitungen nötig, sollte das Feld frei gelassen werden.
   • Wer ist Researcher*in? Als Standard-Einstellung ist das die Person, die die Studie anlegt. Aber mehrere Personen (Researcher im System) sind möglich.
   • Wer ist PI ? Jede Studie braucht (genau) eine*n Principal Investigator. Ist für Sie keine passende Auswahl verfügbar, wählen Sie "Administrator, System".
   • Ethikkommision Approval Code: Optional kann hier etwas eingegeben werden.
   • Sichtbarkeit der Studie (für Proband*innen): Damit die Studie sichtbar ist, muss sie auf "Active" gesetzt werden und außerdem muss es Termine bzw. Teilnahmezeitfenster in der Zukunft geben. Während des Erstellens der Studie bietet es sich an, sie zunächst auf "Inactive" zu lassen.
   • Erweiterte Einstellungen (Advanced Settings): Es lohnt sich, diese Einstellungen anzuschauen, insbesondere die Altersbeschränkung und die Anmelde- bzw. Absage-Deadlines.
   • Genehmigung der Studie (Approval): Neu angelegte Studien bedürfen (seit 30.05.2020) der Genehmigung durch das SONA-Team. Diese Genehmigung wird bei "Study Information" im Abschnitt "Study Status" mit dem Knopf "Send Reqest" angefordert. Bevor Sie das tun, prüfen Sie bitte nochmals alle Einstellungen, vor allem auch:
     • Sind Titel, Abstract und Beschreibung aussagekräftig und fehlerfrei (auch die Rechtschreibung)?
     • Ist die Studiendauer und die VP-Stundenzahl (sofern zutreffend) korrekt und stimmen die Infos überein?
     • Sind evtl. Beschränkungen (restrictions) der Teilnehmer*innen richtig eingestellt?
     • Wurde ein (oder auch mehrere) Zeitslot erstellt?
     • Bei Onlinestudien: Ist sichergestellt, dass Sie die gesammelten Daten (in externen Plattformen) den SONA-Proband*innen zuordnen können?
   • ADD this Study auswählen
4. Nach dem Anlegen der Studie können alle Informationen zur Studie überblickt werden.
5. Restrictions (view/modify): Hier können die Teilnahmevoraussetzungen festgelegt werden (z.B Muttersprache, Sehvermögen, Hörvermögen etc.), die Studie ist dann nur noch für diejenigen Proband*innen sichtbar, die alle Teilnahmevoraussetzungen erfüllen.
   • Sollten Sie keine Beschränkungen haben, empfehlen wir, das Alter auf 18 bis 99 Jahre zu setzen. Diese Einstellung ist allerdings nicht unter "Restrictions", sondern im "Study Menu" unter "Change Study Information" bei " Age Restriction" in den "Advanced Settings". Hintergrund ist, dass sich jede Person in SONA anmelden kann und so sichergestellt wird, dass keine Minderjährigen unbemerkt an der Studie teilnehmen.
6. Anlegen von Timeslots → Add a Timeslot /  Add Mutiple Timeslots
   Timeslots müssen sowohl für Labor- und für Onlinestudien erstellt werden (siehe nächsten Abschnitt)

Onlinestudien

Der Titel von Onlinestudien sollte immer mit "[ONLINE] " beginnen, damit gleich ersichtlich ist, dass es sich um eine Onlinestudie handelt.

Auch für Onlinestudien ist es wichtig, einen Zeitslot zu erstellen. Dieser ist eher als Teilnahmefrist zu verstehen (er beginnt sofort und läuft bis zum angegebenen Datum) und man kann hier die maximale Anzahl der Proband:innen festlegen. Stellen Sie sicher, dass dies Anzahl auch notwendig und sinnvoll ist (es sollten nicht mehr Daten als nötig erhoben und dadurch VP-Stunden verschwendet werden). Es darf bei Onlinestudien nur einen aktiven Zeitslot (mit einem Enddatum in der Zukunft) geben.
Wie bei Laborstudien ist beim Zeitslot ersichtlich, wer sich zur Studie angemeldet hat. Wenn nicht die automatische VP-Stundenverbuchungsfunktion genutzt wird, sollte in der Plattform/Software der Onlinestudie auch immer die SONA-ID abgefragt werden, damit die Daten zugeordnet und die VP-Stunden manuell verbucht werden können.
SONA kann mit mehreren Online-Fragebogen-Systemen kommunizieren (für die automatische VP-Stundenverbuchung). Informationen darüber sind hier zu finden: www.sona-systems.com/help

Bitte die weiteren Infos bei "Besonderheiten bei Onlinestudien" in den FAQ beachten.

Versenden von Einladungen

SONA verschickt wöchentlich (jeden Samstag) eine personaliserte E-Mail an alle Proband*innen mit einer Liste von Studien, an denen sie teilnehmen können (Funktion am 28. Juni 2019 aktiviert). Die Reihenfolge der Studien in der Liste ist randomisiert. Proband*innen können sich vom Erhalt dieser Mail abmelden (ebenso wie bei Einladungsmails) im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Man muss sich also nicht selbst um die Einladungsmails kümmern! Darüber hinaus ist es möglich, Einladungsmails für eigene Studie zu schicken. Dies sollte aber die absolute Ausnahme sein!
 

Im folgenden wird diese Ausnahme beschrieben. Eine studienspezifische Einladungsmail verschickt man nicht als Privatperson sondern als RepräsentantIn eines Forschungsprojekts und auch als Teil des SONA-Systems. Daher ist es notwendig, dass eine Reihe formaler Kriterien erfüllt werden (Anrede, adäquate Informationen, am besten auch ein Link zur Studie und eine Signatur mit Namen, Adresse, Kontaktinfos und evtl. Links).

• Restrictions auswählen
• Invite Qualified Participants auswählen
• %FIRST_NAME% einfügen, dann werden die Namen automatisch erstellt
• alle wichtigen Infos zur Studie zusammenfassen
• WICHTIG: den Link zur Studie (befindet sich unter dem Textfeld) einfügen, sodass die Probanden direkt zur Studie gelangen
• Preview Messages auswählen
• Proceed auswählen

Wenn Mails an potenzielle ProbandInnen verschickt werden, gebt bitte immer die komplette Kontakt-Info mit Bereich/Projekt und Adresse an, damit klar ist, von wem genau die Mail kommt, also z.B.:

Vorname Nachname
Universität Potsdam
Psycholinguistik / Haus XX / Raum X.XX
Karl-Liebknecht-Str. 24-25
14476 Potsdam

Tel: 0331 977 XXX
Fax: 0331 977 XXXX
E-Mail: name@uni-potsdam.de

Nachdem ein Termin stattgefunden hat

Es ist wichtig, nach einer Studienteilnahme zügig die VP-Stunden Vergabe zu machen. Dazu müssen Sie bei Ihrem Experiment zu All Timeslots gehen → Modify auswählen:

• Ist die/der Teilnehmer*in erschienen und bekommt VP-Stunden → Participated und Anzahl der VP-Stunden bestätigen
• Ist die/der Teilnehmer*in erschienen und erhält Geld → Participated auswählen und, sofern VP-Stunden oder Geld mögliche Optionen sind, bei VP-Stunden “0” eingeben und bei Kommentar "hat Geld erhalten" notieren
• Ist die/der Teilnehmer*in nicht erschienen, hat sich aber (rechtzeitig) entschuldigt → No-Show Excusedauswählen
• Ist die/der Teilnehmer*in nicht erschienen und hat nicht abgesagt (und sich danach auch nicht entschuldigt) → No-Show Unexcusedauswählen (diese Option nicht bei Onlinestudien nutzen)

→ Diese Dokumentation ist wichtig: erscheint ein*e Proband*in 3x nicht zum Termin, ohne sich zu entschuldigen, wird sie/er vom System automatisch gesperrt.

Solange die Timeslots "uncredited" bleiben, bekommen die verantwortlichen Researcher wöchentlich eine Erinnerungsemail von SONA mit der Aufforderung, die Dokumentation der Teilnahme nachzuholen. SONA kann nur gut funktionieren, wenn das System aktuell gehalten wird und die Verbuchung korrekt stattfindet.

Für Online-Studien: Bei externen Onlinestudien gibt es die Möglichkeit der automatischen VP-Stunden-Vergabe, d.h. dass nach erfolgreicher Teilnahme die externe Plattform mit SONA kommuniziert. Es werden eine Reihe von Plattformen von SONA unterstützt (z.B. Qualtrics, SurveyMonkey, LimeSurvey, Unipark, u.a.), weitere Infos gibt es hier: www.sona-systems.com/help (auf Englisch).

Studie beendet

Ist eine Studie abgeschlossen, sollte sie auf "inaktiv" gesetzt werden. Diese Einstellung befindet sich im Study Menu unter "Change Study Information". Davor sollte sichergestellt sein, dass die Teilnahme aller eingetragenen Proband*innen korrekt verbucht ist und es keine Teilnahme mit "Awaiting Action" mehr gibt.

Sollte die Researcher-Rolle nicht mehr benötigt werden, bitte dem Admin-Team Bescheid sagen.

Versuchspersonenstunden

Die Vergabe von VP-Stunden soll möglichst einheitlich gehalten werden. Für jede angefangene viertel Stunde werden 0,25 VP-Stunden vergeben. Hat ein Experiment doch einmal länger gedauert als geplant, kann für diesen Termin die Anzahl der VP-Stunden individuell und unter Berücksichtigung dieser Regel angepasst werden.

WICHTIG: In SONA werden die VP-Stunden dokumentiert. Diese Dokumentation reicht für Studierende der Sportpsychologie, der Linguistik (seit 19.06.2019) und der Psychologie (seit 20.05.2020) aus. Damit ist es für in SONA erbrachte VP-Stunden nicht mehr notwendig, die VP-Stunden auf einem separaten Unterschriftenzettel der/des Teilnehmer*in zu dokumentieren. Für Proband*innen, die nicht über SONA teilnehmen, ist solch eine Liste weiter nötig.