Filterregeln
Wie erstelle ich eine Abwesenheitsnachricht?
Gehen Sie auf "Einstellungen" > "E-Mail" > Abwesenheit und schalten Sie die Abwesenheits-Benachrichtigung von OFF auf ON. In den Feldern darunter können Sie den Startzeitpunkt, das Ende, einen Antworttext und bei Bedarf Benachrichtigungsadressen (kommagetrennt, ohne Leerzeichen) festlegen. Der Antworttext wird bis zu dem Termin, den Sie unter Ende auswählen, als Antwort auf E-Mails verschickt.
Wenn Sie eine E-Mail Weiterleitung über die Standardfunktion eingeschaltet haben ("Einstellungen" -> "Alle Mails umleiten"), funktioniert die Abwesenheitsnachricht nicht! Genauer gesagt werden gar keine Regeln abgearbeitet. Richten Sie in diesem Fall bitte eine Weiterleitungsregel manuell ein und deaktivieren die voreingestellte Regel.
Bitte beachten Sie beim Testen, dass die Antwort nicht mehrfach an die selbe Adresse verschickt wird. Falls Sie das zum Testen wünschen, müssen Sie die Abwesenheits-Benachrichtigung aus und wieder einschalten.
Wie kann ich alle Mails einfach weiterleiten?
1. Gehen Sie auf "Einstellungen" > "E-Mail" > "Alle Mails umleiten" und aktivieren Sie "Alle Mails umleiten" indem Sie den Schalter von OFF auf ON umschalten.
2. Geben Sie im Feld darunter die Email-Adresse ein, an die die Nachrichten umgeleitet werden sollen.
3. Die nächsten beiden Optionen sollten im Normalfall Sie auf OFF belassen.
4. Die letzte Option "An: und Cc: Felder beibehalten" sollten Sie auf ON schalten.
Wie sortiere ich E-Mails der [Uni-list] Mailingliste in einen Ordner?
1. Klicken Sie im Startbildschirm auf + um einen neuen Ordner anzulegen.
2. Navigieren Sie dann zu „Einstellungen“ > „Email“ > „Regeln“ und klicken dort auf + um eine neue Regel zu erstellen.
3. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, z.B. „Uni-list“ und klicken Sie auf weiter.
4. Wählen Sie die Bedingung Betreff ist gleich [Uni-list]*(mit eckigen Klammern und mit Sternchen) und klicken weiter.
5. Wählen Sie die Aktion „Verschiebe in Mailbox“ und wählen den Ordner aus, in den die E-Mails verschoben werden sollen.
Wie kann ich meine Filterregeln testen?
Solange Sie nicht nach dem Absender filtern, können Sie dazu E-Mails verwenden, die Sie bereits empfangen haben.
Melden Sie sich dazu im Modus „Minimal“ bei Mail.UP an. (Den Modus können Sie auf der Login Seite zwischen Ihrem Passwort und dem Anmelde-Button auswählen.)
Öffnen Sie eine E-Mail, deren automatische Verarbeitung Sie testen möchten. Geben Sie in das Eingabefeld oberhalb der Nachricht Ihre eigene E-Mailadresse ein und Klicken Sie rechts daneben auf Umleiten.
Sie können dann sofort prüfen, ob diese E-Mail so behandelt wurde, wie Sie es erwartet haben.
Probleme mit E-Mails an hotmail, outlook oder msn.
Derzeit werden von der Universität Potsdam ausgehende E-Mails an Domänen, die der Firma Microsoft zugeordnet sind, wie zum Beispiel
"hotmail.de", "hotmail.com", "msn.com", "outlook.de" und "outlook.com"
vom Microsoft Maildienst nicht mehr zuverlässig zugestellt.
Der Hintergrund ist, dass Microsoft vor kurzem ein sehr radikales sogenanntes "Whitelisting" eingeführt hat. Dies bedeutet, dass Mails nur noch von Absendern oder Absenderdomänen, die bei Microsoft als besonders vertrauenswürdig eingestuft werden, in der üblichen Art und Weise zugestellt werden. Von der Universität Potsdam ausgehende E-Mails verlassen dabei regulär den von uns verantworteten Bereich, und wir erhalten keinerlei Meldungen über eine Unzustellbarkeit der Mail. Bei den empfangenden Mailservern von Microsoft verweilen die Mails in einer Warteschlange, werden als Spam gekennzeichnet, oder werden eventuell sogar ganz verworfen.
Falls Sie eine Weiterleitung Ihrer UP-Mailadresse an einen entsprechenden Dienst von Microsoft eingerichtet haben, können wir zwei Maßnahmen empfehlen:
- Zum einen können Sie die Weiterleitungsregeln an der UP so verändern, dass von den weitergeleiteten Mails auch eine Kopie in Ihrer Mailbox an der UP verbleibt ("Kopie behalten"). Siehe:<link https: www.uni-potsdam.de mailup index filterregeln.html _blank> www.uni-potsdam.de/mailup/index/filterregeln.html
- Zum anderen können Sie versuchen, in Ihrem Postfach bei Microsoft für sich individuell die Universität Potsdam auf die "Whitelist" setzen. Eine Variante, die nach unseren Erfahrungen funktionieren sollte, ist unter dem folgenden Link auf "Youtube" verfügbar:<link https: www.youtube.com _blank> www.youtube.com/watch
Insgesamt ist für diese Maßnahme jedoch der Support der Firma Microsoft zuständig.
Ich befinde mich derzeit im Urlaub und habe daher im Webinterface von Mail.UP die Abwesenheitsbenachrichtigung eingeschaltet. Leider musste ich feststellen, dass trotzdem keine Abwesenheitsnotiz versendet wird?
Regeln für eingehende Mails werden nach Prioritätsstufen (von 1 bis 10) abgearbeitet. Dabei hat die 1 die niedrigste Priorität. Die im Server integrierte Abwesenheitsbenachrichtigung hat eine feste Priorität von 2. Ihre selbst definierte Weiterleitungsregel hat die Priorität von 5 und wird daher vor der Abwesenheitsbenachrichtigung abgearbeitet. Da diese Regel so definiert ist, das danach keine weiteren Regeln abgearbeitet werden, kann die Abwesenheitsbenachrichtigung in keinem Fall greifen. Bitte ändern Sie die Prirität im Webmailinterface unter Einstellungen > E-Mail > Regeln. Neben der Regel bitte die Priorität auf 1 setzen.
Fortgeschrittene Filterregeln
Wie kann ich Dateien per E-Mail in Mail.UP ablegen?
Sie können zum einen die neue Funktion „In Mail.UP speichern" bei einer E-Mail mit Anhang verwenden. Dazu erst den Anhang markieren und dann in der selben Zeile auf das „Ordnersymbol mit Pfeil" klicken.
Wenn Sie automatisiert Dateien per E-Mail in Ihre Datei-Ablage auf Mail.UP hochladen möchten, können Sie dafür eine Regel definieren.
- Navigieren Sie zu „Einstellungen“ > „E-Mail“ > „Regeln“ und klicken dort auf + um eine neue Regel zu erstellen.
- Geben Sie einen Namen ein, z.B. „Upload" und eine Beschreibung.
- Gehen Sie in den Experten Modus.
- Wählen Sie die Bedingung Betreff ist gleich [UPLOAD], wenn Sie alle Attachments von Emails mit diesem Betreff automatisch speichern möchten.
- Wählen Sie die Aktion „Anhänge kopieren nach" und geben dahinter den Namen des Verzeichnisses an, in das die E-Mails abgelegt werden sollen. Sie finden es unter Dateien > Meine Dateien > public.
- Um die E-Mails nicht zusätzlich in Ihrer Inbox abzulegen fügen Sie noch die Aktion „Verwerfen" hinzu.
- Jetzt können Sie die Regel speichern.
- Vergeben Sie abschließend eine passende Priorität und aktualisieren Sie die Liste.
Wann sollte ich als letzte Aktion „Verwerfen“ verwenden?
Verwenden Sie „Verwerfen“als letzte Aktion einer Regel
- wenn Sie Ihre E-Mails auf ein anderes Konto weiterleiten und nur dort lesen möchten.
- wenn Sie E-Mails in einen Ordner verschieben wollen.
Sofern Sie nicht im "Experten-Modus" arbeiten, wird „Verwerfen“ bei Bedarf automatisch hinzugefügt.
Wann sollte ich als letzte Aktion „Bearbeitung abbrechen“ verwenden?
Verwenden Sie „Bearbeitung abbrechen“ als letzte Aktion einer Regel immer, wenn Sie E-Mails nach der Bearbeitung in der INBOX ablegen möchten. Zum Beispiel falls Sie
- E-Mails automatisch als gelesen markieren möchten.
- E-Mails automatisch mit einem Sternchen als „Wichtig" markieren möchten.
Sofern Sie nicht im „Experten-Modus" arbeiten, wird „Bearbeitung abbrechen“ bei Bedarf automatisch hinzugefügt.
Zeitabhängige Regeln definieren
Wenn Sie eine zeitgesteuerte Regel erstellen möchten, können Sie die folgenden Bedingungen im Experten Modus einstellen:
Erste Bedingung:
Aktuelles Datum : größer als : TT MMM JJJJ
Zweite Bedingung (+ oben rechts):
Aktuelles Datum : kleiner als : TT MMM JJJJ
Aktion:
Ihre gewünschte Aktion.
Erklärung:
TT steht für den (zweistelligen) Tag, MMM für den (englisch abgekürzten) Monat (Jan, Feb, Mar, Apr, May, Jun, Jul, Aug, Sep, Oct, Nov, Dec) und JJJJ entsprechend für das (vierstellige) Jahr. Als Trennzeichen wird das Leerzeichen verwendet.
In der ersten Bedingung erscheint der Beginn und in der Zweiten das Ende Ihrer Regel. Bedenken Sie, dass die angegebenen Tage nicht zu dem Regelzeitraum gehören. Wenn die Regel vom 1.6.2016 – 4.6.2016 angewendet werden soll, ist die erste Bedingung „31 May 2016“ und die Zweite „05 Jun 2016“.
Ist eine ODER Verknüpfung der Bedingungen möglich?
Prinzipiell sind die Filter-Bedingungen mittels UND verknüpft. Sie können allerdings die Variable "Nachrichtenkopf-Feld" mit der Bedingung "enthalten in" verwenden und damit mehrere "Header" Einträge abfragen, z.B.:
To: *muster*,Subject: test
Sie sollten darauf achten, keine unnötigen Leerzeichen zu verwenden. Die folgenden Einträge können abgefragt werden:
bcc
cc
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Quelle: http://people.dsv.su.se/~jpalme/ietf/ietf-mail-attributes.html#Heading28 (Stand: 11.08.2015)