Benutzungsordnung des Zentrums für Informationstechnologie und Medienmanagement (ZIM)

Vom 17. Februar 2023

Diese Benutzungsordnung soll die störungsfreie, ungehinderte und sichere Nutzung der Kommunikations- und Datenverarbeitungsinfrastruktur der Universität Potsdam durch das ZIM gewährleisten. Die Benutzungsordnung orientiert sich an den gesetzlich festgelegten Aufgaben der Universität Potsdam sowie an ihrem Mandat zur Wahrung der akademischen Freiheit. Sie stellt Grundregeln für einen ordnungsgemäßen Betrieb der Informationsverarbeitungsinfrastruktur auf und regelt so das Nutzungsverhältnis zwischen den nutzungsberechtigten Personen (weiterhin: User) und dem ZIM. Darüber hinaus klärt diese Ordnung eventuelle Maßnahmen bei Verstößen und weist auf zu wahrende Rechte Dritter (zum Beispiel Softwarelizenzen, Auflagen der Netzbetreiber, Datenschutzaspekte) hin.

Diese Benutzungsordnung gilt für die Nutzung der Informationsverarbeitungsinfrastruktur des ZIM der Universität Potsdam, bestehend aus den Datenverarbeitungsanlagen, Kommunikationssystemen und sonstigen Einrichtungen zur rechnergestützten Informationsverarbeitung, die dem ZIM unterstellt sind.

(1) Zur Nutzung der Dienste des ZIM werden, soweit nicht spezielle Regelungen für einzelne Dienste oder Datenverarbeitungs-Ressourcen oder vertragliche Verpflichtungen der Hochschule dem entgegenstehen, folgende Gruppen zugelassen:

1. Mitglieder, Angehörige und Einrichtungen einschließlich der Verwaltung der Universität Potsdam,
2. Beauftragte der Hochschule zur Erfüllung ihrer Dienstaufgaben,
3. Mitglieder und Angehörige anderer Hochschulen des Landes Brandenburg oder Hochschulen außerhalb des Landes Brandenburg aufgrund besonderer Vereinbarungen,
4. sonstige staatliche Forschungs- und Bildungseinrichtungen sowie Behörden des Landes Brandenburg aufgrund besonderer Vereinbarungen, insbesondere der An-Institute der Universität Potsdam,
5. Studierendenwerke im Land Brandenburg aufgrund besonderer Vereinbarungen.

Die Universität Potsdam behält sich ausdrücklich vor, den User-Kreis allgemein oder begrenzt auf einzelne Dienste einzuschränken. Dies kann insbesondere aufgrund vertraglicher Verpflichtungen der Hochschule beim Bezug einzelner Dienste erfolgen, die eine Beschränkung des User-Kreises erforderlich machen.

(2) Die Zulassung zur Nutzung erfolgt ausschließlich zu wissenschaftlichen Zwecken in Forschung, Lehre und Studium, zu Zwecken der Bibliothek und der universitären Verwaltung, zur Aus- und Weiterbildung sowie zur Erfüllung sonstiger Aufgaben der Universität Potsdam. Eine hiervon abweichende Nutzung bedarf der ausdrücklichen Zulassung, die erteilt werden kann, wenn die abweichende Nutzung geringfügig ist, sie keinen gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen der Hochschule zuwiderläuft und die Zweckbestimmung des ZIM sowie die Belange der anderen User nicht beeinträchtigt werden. Eine kommerzielle Anwendung und Nutzung sind unzulässig.

(3) Die Zulassung zur Nutzung der Einrichtungen und Dienste des ZIM erfolgt durch Erteilung einer Nutzungserlaubnis. Diese wird vom ZIM mit der Immatrikulation, dem Beginn des Beschäftigungsverhältnisses oder auf Antrag der User erteilt. Bei erstmaliger Nutzung ist die Benutzungsordnung durch den User anzuerkennen.

(4) Der schriftliche oder elektronische Antrag muss unter Verwendung eines vom ZIM vorgegebenen schriftlichen oder elektronischen Formulars folgende Angaben enthalten:

1. Name, Anschrift und Unterschrift von Antragstellenden sowie deren Status als studierend, beschäftigt, Angehöriger einer Einrichtung oder sonstige Benutzung im Sinne von Absatz 1.
2. Beschreibung des Nutzungszwecks bzw. des geplanten Vorhabens.
3. Gewünschte DV-Ressourcen.
4. Erklärung, dass Antragstellende sich mit der Unterschrift einverstanden erklären, dass das ZIM die Sicherheit der System-/Benutzerpasswörter und der Nutzungsdaten durch regelmäßige manuelle oder automatisierte Maßnahmen überprüfen und notwendige Schutzmaßnahmen, z. B. Änderung leicht zu erratender Passwörter, durchführen wird, um die DV-Ressourcen und Userdaten vor unberechtigten Zugriffen Dritter zu schützen. Erklärung, dass die betroffenen User unverzüglich über die erforderliche Änderung des Userpassworts, der Zugriffsberechtigung auf die Userdateien und sonstige nutzungsrelevante Schutzmaßnahmen in Kenntnis gesetzt werden.
5. Anerkennung dieser Benutzungsordnung sowie der nach Absatz 10 erlassenen Betriebsregelungen als Grundlage des Nutzungsverhältnisses.
6. Hinweis auf die Möglichkeiten einer Dokumentation des Nutzungsverhaltens und der Einsichtnahme in die Nutzungs-/Userdateien nach Maßgabe dieser Benutzungsordnung (vgl. § 5).

(5) Die per Antrag vergebene Nutzungserlaubnis ist auf das beantragte Vorhaben beschränkt und kann zeitlich befristet werden. Das schließt die Nutzungserlaubnis für den zentralen Universitätsaccount ein.

(6) Zur Gewährleistung eines ordnungsgemäßen und störungsfreien Betriebs kann die Nutzungserlaubnis überdies mit einer Begrenzung der Rechen- und Onlinezeit sowie mit anderen nutzungsbezogenen Bedingungen und Auflagen verbunden werden.

(7) Wenn die Kapazitäten der DV-Ressourcen nicht ausreichen, um allen Nutzungsberechtigten gerecht zu werden, können die Betriebsmittel für die einzelnen User entsprechend der Reihenfolge in Absatz 1 begrenzt werden, da die Zulassung nur im Rahmen der verfügbaren Kapazitäten erfolgen kann.

(8) Die per Antrag vergebene Nutzungserlaubnis kann ganz oder teilweise versagt, widerrufen oder nachträglich beschränkt werden, insbesondere wenn:

1. kein ordnungsgemäßer Antrag vorliegt oder die Angaben im Antrag nicht oder nicht mehr zutreffen,
2. die Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Benutzung der Informationsverarbeitungsinfrastruktur nicht oder nicht mehr gegeben sind,
3. die nutzungsberechtigte Person nach § 4 von der Benutzung ausgeschlossen worden ist,
4. das geplante Vorhaben der nutzungsberechtigten Person nicht mit den Aufgaben des ZIM und den in Absatz 2 genannten Zwecken vereinbar ist,
5. die vorhandenen DV-Ressourcen für die beantragte Nutzung ungeeignet oder für besondere Zwecke reserviert sind,
6. die Kapazität der Ressourcen, deren Nutzung beantragt wird, wegen einer bereits bestehenden Auslastung für die geplante Nutzung nicht ausreicht,
7. die zu benutzenden DV-Komponenten an ein Netz angeschlossen sind, das besonderen Datenschutzerfordernissen genügen muss und kein sachlicher Grund für die geplante Nutzung ersichtlich ist,
8. zu erwarten ist, dass durch die beantragte Nutzung andere berechtigte Vorhaben in unangemessener Weise beeinträchtigt werden.

(9) Zur Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Betriebes des Informations- und Kommunikationsnetzes sowie der Datenverarbeitungssysteme, die dem ZIM zugeordnet sind, kann die Leitung des ZIM weitere Regeln für die Nutzung der Datenverarbeitungsanlagen des ZIM erlassen, wie z.B. Nutzungsbedingungen für die Nutzung einzelner Dienste, der IT-Arbeitsplätze in den Pools, technisch-organisatorische Vorgaben zum Betrieb des Datennetzes oder Betriebsregelungen für Veröffentlichungen auf Servern des ZIM.

(10) Das ZIM kann auf der Grundlage aktuell gültigen Gebührenordnung für ausgewählte Dienste und Dienstleistungen, die über die kostenfreie Standardnutzung hinausgehen, von Usern ein Entgelt erheben.

(1) Die User haben das Recht, die Einrichtungen, Räumlichkeiten, Datenverarbeitungsanlagen und Informations- und Kommunikationssysteme des ZIM im Rahmen der Zulassung und nach Maßgabe dieser Benutzungsordnung sowie der nach § 2 Abs. 9 erlassenen Regeln zu nutzen. Eine hiervon abweichende Nutzung bedarf einer gesonderten Zulassung. Ein Anspruch auf ununterbrochenen und störungsfreien Zugang zu den Einrichtungen, Datenverarbeitungsanlagen und Informations- und Kommunikationssystemen des ZIM sowie auf unveränderte Fortführung des Leistungsangebots erwächst daraus nicht.

(2) User sind verpflichtet,

1. die Vorgaben der Benutzungsordnung zu beachten und die Grenzen der Nutzungserlaubnis einzuhalten, insbesondere die Nutzungszwecke nach § 2 Abs. 2 zu beachten,
2. alles zu unterlassen, was den ordnungsgemäßen Betrieb der Informationsverarbeitungsinfrastruktur des ZIM stört,
3. alle Datenverarbeitungsanlagen, Informations- und Kommunikationssysteme und sonstigen Einrichtungen des ZIM sorgfältig und schonend zu behandeln;
4. ausschließlich mit den Benutzungskennungen zu arbeiten, deren Nutzung im Rahmen der Zulassung gestattet wurde,
5. Benutzerpasswörter nicht an Dritte weiterzugeben und dafür Sorge zu tragen, dass keine anderen Personen Kenntnis von den Benutzerpasswörtern erlangen, sowie Vorkehrungen zu treffen, damit unberechtigten Personen der Zugang zu den DV-Ressourcen des ZIM verwehrt wird; dazu gehört auch der Schutz des Zugangs durch ein geheim zu haltendes und geeignetes, d. h. nicht einfach zu erratendes Passwort,
6. fremde Benutzerkennungen und Passwörter weder zu ermitteln noch zu nutzen,
7. keinen unberechtigten Zugriff auf Informationen anderer User zu nehmen und bekanntgewordene Informationen anderer User nicht ohne Genehmigung weiterzugeben, selbst zu nutzen oder zu verändern,
8. bei der Benutzung von Software, Dokumentationen und anderen Daten die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere zum Urheberrechtsschutz, einzuhalten und die Lizenzbedingungen, unter denen Software, Dokumentationen und Daten vom ZIM zur Verfügung gestellt werden, zu beachten,
9. die nationalen und internationalen Urheber-, Marken-, Patent-, Namens- und Kennzeichenrechte sowie sonstige gewerbliche Schutzrechte und Persönlichkeitsrechte Dritter bei der Nutzung der Dienste zu wahren. Das Abrufen, Anbieten, Hochladen oder Verbreiten von rechtswidrigen Inhalten, insbesondere solchen, die gegen strafrechtliche, datenschutzrechtliche, persönlichkeitsrechtliche, lizenzrechtliche, oder urheberrechtliche Bestimmungen verstoßen, ist unzulässig,
10. vom ZIM bereitgestellte Software sowie die Software, die zum Betrieb der Dienste dient, Dokumentationen und Daten weder zu kopieren noch an Dritte weiterzugeben, sofern dies nicht ausdrücklich erlaubt ist, noch zu anderen als den erlaubten Zwecken zu nutzen,
11. in den Räumen des ZIM den Weisungen des Personals Folge zu leisten und die Regelungen des ZIM zu beachten,
12. die Benutzungsberechtigung auf Verlangen nachzuweisen,
13. Störungen, Beschädigungen und Fehler an Informationsverarbeitungsinfrastruktur und Datenträgern des ZIM nicht selbst zu beheben, sondern unverzüglich dem Personal des ZIM zu melden,
14. ohne ausdrückliche Einwilligung des ZIM keine Eingriffe in die Hardwareinstallation des ZIM vorzunehmen und die Konfiguration der Betriebssysteme, der Systemdateien, der systemrelevanten Userdateien und des Netzwerks nicht zu verändern,
15. der ZIM-Leitung auf Verlangen in begründeten Einzelfällen – insbesondere bei begründetem Missbrauchsverdacht und zur Störungsbeseitigung – zu Kontrollzwecken Auskünfte über Programme und benutzte Methoden zu erteilen sowie Einsicht in die verwendeten Programme zu gewähren,
16. die gesetzlichen und ZIM-internen Regelungen hinsichtlich Datenschutz- und Informationssicherheitsvorkehrungen einzuhalten und jegliche Abweichungen zu dokumentieren.

(1) User können vorübergehend oder dauerhaft in der Benutzung der DV-Ressourcen beschränkt oder hiervon ausgeschlossen werden, wenn

1. sie gegen diese Benutzungsordnung, insbesondere gegen die in § 3 aufgeführten Pflichten, verstoßen (missbräuchliches Verhalten) oder
2. sie die DV-Ressourcen des ZIM für rechtswidrige Handlungen missbrauchen oder
3. der Hochschule durch sonstiges rechtswidriges Userverhalten Nachteile entstehen.

(2) Maßnahmen nach Absatz 1 sollen erst nach vorheriger erfolgloser Abmahnung erfolgen. Dies gilt nicht bei Gefahr im Verzug und wenn die Informationssicherheit gefährdet ist.

(3) Vorübergehende Nutzungseinschränkungen, über welche die Leitung des ZIM entscheidet, sind aufzuheben, sobald eine ordnungsgemäße Nutzung wieder gewährleistet ist.

(4) Eine dauerhafte Nutzungseinschränkung oder der vollständige Ausschluss von Usern von der weiteren Nutzung kommen nur bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen i. S. v. Absatz 1 in Betracht, wenn auch künftig ein ordnungsgemäßes Verhalten nicht mehr zu erwarten ist.

(1) Das ZIM führt über die erteilten Benutzungsberechtigungen eine Userdatei mit den erforderlichen Bestandsdaten, in der insbesondere die User- und Mailkennungen sowie der Name und die Anschrift der zugelassenen User aufgeführt werden.

(2) Personenbezogene Daten werden zur automatischen Erteilung einer Nutzerkennung sowie der E-Mail-Adresse genutzt und soweit erforderlich zum Anbieten von Diensten gespeichert und weitergegeben.

(3) Soweit dies zur Störungsbeseitigung, zur Systemadministration und -erweiterung oder aus Gründen der Systemsicherheit sowie zum Schutz der Userdaten erforderlich ist, kann das ZIM die Nutzung seiner Ressourcen vorübergehend einschränken oder einzelne Nutzerkennungen vorübergehend sperren. Sofern möglich, sind die betroffenen User hierüber im Voraus zu unterrichten.

(4) Sofern Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass ein User auf den Servern des ZIM rechtswidrige Inhalte zur Nutzung bereithält, kann das ZIM unter Einbeziehung der jeweils zuständigen Dezernate die weitere Nutzung vorläufig unterbinden.

(5) Das ZIM ist berechtigt, die Sicherheit der System- und Userpasswörter sowie der Userdaten durch regelmäßige manuelle oder automatisierte Maßnahmen zu überprüfen und notwendige Schutzmaßnahmen, z. B. Änderungen leicht zu erratender Passwörter, durchzuführen, um die DV-Ressourcen und Userdaten vor unberechtigten Zugriffen Dritter zu schützen. Bei erforderlichen Änderungen der Userpasswörter, der Zugriffsberechtigungen auf Userdateien und sonstigen nutzungsrelevanten Schutzmaßnahmen ist der User hiervon unverzüglich in Kenntnis zu setzen.

(6) Das ZIM ist nach Maßgabe der nachfolgenden Regelungen berechtigt, die Inanspruchnahme der Datenverarbeitungssysteme durch die einzelnen User zu dokumentieren und auszuwerten, jedoch nur soweit dies erforderlich ist:

1. zur Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Systembetriebs,
2. zur Ressourcenplanung und Systemadministration,
3. zum Schutz der personenbezogenen Daten anderer User,
4. zu Abrechnungszwecken,
5. für das Erkennen und Beseitigen von Störungen sowie
6. zur Aufklärung und Unterbindung rechtswidriger oder missbräuchlicher Nutzung.

(7) Unter den Voraussetzungen von Absatz 5 ist das ZIM auch berechtigt, Einsicht in die Userdateien zu nehmen, soweit dies erforderlich ist, um aktuelle Störungen zu beseitigen oder Missbräuche aufzuklären oder zu unterbinden, sofern hierfür Anhaltspunkte vorliegen. Die Einsichtnahme wird dokumentiert und die Betroffenen sind nach Zweckerreichung unverzüglich zu benachrichtigen.

(8) Unter den Voraussetzungen von Absatz 5 können auch die Verkehrs- und Nutzungsdaten im Nachrichtenverkehr (insbesondere Mail-Nutzung) dokumentiert werden. Die Verkehrs- und Nutzungsdaten der Online-Aktivitäten im Internet und sonstigen Tele-Mediendiensten, die das ZIM zur Nutzung bereithält oder zu denen das ZIM den Zugang zur Nutzung vermittelt, sind frühestmöglich, sobald sie zur Erfüllung des ihrer Erhebung zugrundeliegenden Zweckes nicht mehr benötigt werden, zu löschen, soweit es sich nicht um Abrechnungsdaten handelt.

(9) Nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen ist das ZIM zur Wahrung des Telekommunikations- und Datengeheimnisses verpflichtet.

Die gesetzlichen und tariflichen Vorschriften über die Haftung bei von Usern verursachten Schäden bleiben unberührt.

(1) Die Universität Potsdam übernimmt keine Garantie dafür, dass die Systeme und die zur Diensterbringung genutzte Technik fehlerfrei und jederzeit ohne Unterbrechung laufen. Eventuelle Datenverluste infolge technischer Störungen sowie die Kenntnisnahme vertraulicher Daten durch unberechtigte Zugriffe Dritter können nicht ausgeschlossen werden.

(2) Die Universität Potsdam übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit der zur Verfügung gestellten Programme und Technik. Die Universität Potsdam haftet auch nicht für den Inhalt, insbesondere für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen, zu denen sie lediglich den Zugang zur Nutzung vermittelt.

(3) Die Universität Potsdam übernimmt keine Haftung für Schäden an privaten Systemen, die das Kommunikationsnetz der Universität Potsdam nutzen.

Diese Benutzungsordnung tritt einen Tag nach ihrer Veröffentlichung in den Amtlichen Bekanntmachungen der Universität Potsdam in Kraft. Gleichzeitig tritt die Benutzungsordnung der Zentralen Einrichtung für Informationsverarbeitung und Kommunikation (ZEIK) der Universität Potsdam vom 16. April 1998 (AmBek. UP Nr. 6/1998 S. 111) außer Kraft.