Projektmanagement

Wenn du nicht mehr weiterweißt, dann bilde einen Arbeitskreis lautet ein vielzitiertes Sprichwort, das auf themenbezogen eingerufene, aber letztlich unproduktive Expert*innenrunden in Politik und Verwaltung anspielt. Anlaßbezogen und zeitlich befristet Teams so zu koordinieren, dass sie ein möglichst gutes Ergebnis erzielen – das ist Aufgabe von Projektmanager*innen.

Projektbezogenes Arbeiten hat in den letzten Jahrzehnten in die verschiedensten Branchen Einzug gehalten und stellt insbesondere für Wissensarbeiter*innen ein allgegenwärtiges Arbeitsmodell dar. Mitarbeiter*innen, ob inhouse oder extern - arbeiten nicht in fest definierten Bereichen, sondern werden projektbezogen und zeitlich begrenzt immer dort eingesetzt, wo ihre fachliche Expertise gerade gebraucht wird. Dies kann wie z. B. im Sozial-, Wissenschafts- oder Kulturbereich an den nur zeitlich begrenzt verfügbaren finanziellen Ressourcen z. B. durch öffentliche Fördergelder liegen oder daran, dass die zu realisierenden Projekte per se ein zeitliches Limit in sich tragen, wie z. B. Bauvorhaben. Neben der Planung dieser Projekte, ergeben sich dadurch immer wieder neue Teams und Dynamiken, die angeleitet, betreut und koordiniert werden müssen. In diesem Kontext werden Projektmanager*innen eingesetzt, die diese Projekte planen, durchführen und steuern. Darüber hinaus fungieren Sie aber auch als kommunikatives Bindeglied zwischen Projektmitarbeitenden, Vorgesetzten und Auftraggeber*innen bzw. Kund*innen.

Die Kompetenzen, die Projektmanager*innen im Arbeitsalltag benötigen, werden maßgeblich von Projektart und Branche bestimmt. Die Bandbreite ist hier enorm. Der Umbau eines Krankenhausflügels, die Entwicklung einer Software, die Umstrukturierung eines Unternehmens, die Professionalisierung des Betreuungsangebotes für Studierende an einer Hochschule – all diese Aufgabenstellungen können projektbezogen bearbeitet werden und erfordern einen unterschiedlichen Erfahrungs- und Kompetenzhintergrund.

Für den Einstieg in das Berufsfeld bedeutet das, dass nicht ein bestimmtes Studienfach besonders gut auf die Tätigkeit als Projektmanager*in vorbereitet, sondern die Kombination aus Fach- und Methodenkenntnissen ausschlaggebend ist. In vielen Studiengängen sind Projektmanagementkenntnisse Teil der Curricula, aber es gibt auch ein breites Angebot an Weiterbildungen auf dem Markt. Ob überhaupt Vorkenntnisse im Projektmanagement notwendig sind, hängt auch vom Kontext der jeweiligen Stellen ab.

Je nach Projektart sind unterschiedliche Herangehensweisen und Methoden erforderlich. Während bei Routineprojekten (z. B. die Erstellung eines neuen Designs für die Unternehmenshomepage) das Ziel klar definiert ist und die Herangehensweise wenig Spielraum lässt, gibt es auch sogenannte Change-Projekte mit einer offenen Zielstellung, hoher Komplexität und schwer abzuschätzenden Aufgabenumfang (z. B. die strategische Neuausrichtung eines Unternehmens). Je nach Kontext der Stelle, variieren somit auch die Tätigkeiten, aber dennoch gibt es einige Kernaufgaben, die sich in vielen Stellenprofilen gleichen.

Grundsätzlich umfasst das Projektmanagement meist eine anfängliche Zielklärung, Aufgaben- und Rollenverteilung sowie gegebenenfalls Maßnahmenplanung. Die Einhaltung der so vordefinierten Schritte muss dann in der Folge stetig überwacht und bei auftretenden Änderungen oder Problemen auch angepasst werden (oft als Monitoring oder Controlling bezeichnet). Ein essentieller Teil des Projektmanagements besteht außerdem in der Koordination zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten. Manchmal kommen zu diesen Aufgaben auch noch Personalverantwortung und Budgetplanung hinzu. Während diese Arbeitspakete im klassischen Projektmanagement vorab festgelegt und verteilt werden, sind die Prozessschritte und Planungshorizonte im agilen Projektmanagement kürzer und die Rollenverteilung flexibler.

„Agiles Projektmanagement“ beschreibt eine Arbeitsweise, in der Projektteams in kurzen, begrenzten Zeitphasen (Sprints) zusammenarbeiten, um durch ständige Abstimmungen flexibler und produktiver zu arbeiten und schneller Zwischenergebnisse präsentieren zu können.

Häufig wirken sich die verschiedenen Methoden des Agilen Projektmanagements auf die Stellenbezeichnungen aus. Gerade für Projekte in der IT-Branche finden sich auch Bezeichnungen wie „Scrum-Master“, „Kanban-Coach“ „Agile-Coach“ oder „Product-Owner“. Das hat den Hintergrund, dass spezielle Methodenkenntnisse im agilen Projektmanagement wie z. B. Scrum oder Kanban für die betreffende Stelle vorausgesetzt werden. Gerade für Quereinsteiger*innen bieten sich hier gute Möglichkeiten zum Einstieg in das Projektmanagement, da diese Methoden unabhängig vom Studienfach durch einschlägige Zertifizierungen erlangt werden können.