Mein Arbeitstag
7:30 Uhr: Christian Stempfl startet den PC am papierfreien Schreibtisch. (Kein Witz, der Mann ist vorbildlich durchdigitalisiert!) Er prüft eingegangene Mails und Anrufe. Als Kopf der ZA sorgt er dafür, dass nicht nur die Poststelle und Innere Dienste – Erklärung folgt – ihre Arbeit machen können. Sein Job ist es auch, die aktuell 11 Projekte der Abteilung auf den Weg, voran- oder zum Abschluss zu bringen. Zu fast jeder Tageszeit. Denn eine der Hauptaufgaben der ZA ist die Digitalisierung der Verwaltung. Für viele Prozesse, die bislang per Hand, auf Papier und mit langen Wegen bearbeitet wurden, müssen jetzt digitale Lösungen her. Und die muss jemand erarbeiten und umsetzen. Für viele davon ist Christian Stempfl mitverantwortlich: vom Formularmanagement übers Intranet bis zur E-Rechnung und der digitalen Studierendenakte im Dokumentenmanagementsystem.
9:30 Uhr: Wenn alle aufgelaufenen Fragen geklärt sind, geht Christian Stempfl eine Etage tiefer bei Dieter Pana vorbei. Dieser leitet die Poststelle, die im Erdgeschoss von Haus 2 am Neuen Palais ihr Quartier – oder besser Frankiermaschine und Sortierwand – aufgeschlagen hat. Im Idealfall ist die Lieferung der Deutschen Post zu dieser Zeit schon durch: Briefe, Pakete, kistenweise. Durchschnittlich 10.000 Sendungen pro Monat, in Spitzenzeiten sind es auch mal bis zu 15.000. Diese Mengen bringt Stempfls Team zuverlässig ans Ziel. In besonders kniffligen Fällen brütet er mit ihnen gemeinsam über unbekannten Adressaten. Meist sitzt er aber mit Dieter Pana im Büro: Es gibt immer etwas zu optimieren, zu erneuern, zu organisieren. Demnächst bekommt die Golmer Poststelle eine neue Sortierwand, Dienstleistungen für den Postversand müssen ausgeschrieben werden. Außerdem bringen Stempfl und Pana gerade einen Austausch mit anderen Poststellen in der Region auf den Weg. Schließlich kann man überall etwas lernen.
Seitdem viele Prozesse digitalisiert werden, geht auch das Postaufkommen etwas zurück. „Viele Unterlagen und Dokumente werden digital eingereicht“, sagt Christian Stempfl. „Rechnungen, Bewerbungen, Studienunterlagen – hier passiert ganz viel.“ Auch die Poststelle wird dabei digitaler. So ist vor einiger Zeit eine Scanstelle an den Start gegangen. Mit ihrer Hilfe sollen viele Dokumente spätestens in dem Moment, wo sie in der Poststelle eingehen, aufs „digitale Gleis“ gehoben werden. Doch was simpel nach einem Scanner mit Datenleitung klingt, verlangt nach einiger Vorarbeit, wie Christian Stempfl erklärt. „Um rechtssicher scannen zu können, müssen wir ein 20-seitiges Dokument mit Vorgaben erfüllen. Das ist nicht ohne.“ Der Scanprozess ist genau geregelt: Wer darf was öffnen, was scannen? Sind die Datenleitungen sicher? Der Vorgang lückenlos dokumentiert? „Doch der Aufwand lohnt sich“, erklärt Stempfl. „Die Digitalisierung bisher per Post zugestellter Dokumente ist die Voraussetzung für viele weitere Projekte, an denen wir gerade arbeiten. Die digitale Studierendenakte etwa ist nur realisierbar, wenn wir eingereichte Unterlagen vorher rechtssicher digitalisieren und überführen können.“
11:30 Uhr: Pause. Wer früh anfängt, hat früh Hunger. Christian Stempfl geht mit einigen aus dem Team in die Mensa. „Da ist auch mal Zeit für Gespräche abseits von Projekten. Gut fürs Miteinander.“
12:30 Uhr: Projektbesprechung in Christian Stempfls Büro. Mit Katrin Woop geht er den Stand von CaMS durch. Das Campus-Management-System soll dabei helfen, das Studium vollständig digital zu verwalten. „Nachdem viele Instrumente, die dafür bislang genutzt wurden, demnächst auslaufen, sollen in den kommenden Jahren neue eingeführt werden“, erklärt Stempfl. „Und wir übernehmen dafür das Projektmanagement.“ Allein mit CaMS hat Katrin Woop alle Hände voll zu tun. Und ihr Chef damit, dieses und die anderen zehn Projekte im Blick zu behalten.
14:30 Uhr: Kleiner Spaziergang hinüber zur Cafeteria. Christian Stempfl wirft einen prüfenden Blick auf die für uneingeweihte Besucher seltsam anmutende kleine Anlage rechts neben dem Eingang: Die Fahrradreparaturstation ist eine von sieben, die 2019 an den drei Uni-Standorten aufgestellt wurden. An ihnen kann jeder sein Fahrrad „aufbocken“, kleinere Reparaturen vornehmen und Luft aufpumpen. Auch solche Infrastrukturprojekte gehen „aufs Konto“ der ZA – wie das Campusrad-Projekt, mittlerweile sechs Selbstlernzonen und die Anbringung des Schriftzuges „Universität Potsdam“ am Standort Griebnitzsee.
15:30 Uhr: Zeit für die sogenannten „Inneren Dienste“. Christian Stempfl beugt sich über ein Organigramm, auch die wollen gepflegt werden. Anschließend prüft er die kommende Ausgabe des „Änderungsdienstes“, einem Newsletter, mit dem die ZA die Verwaltung mit aktuellen Infos versorgt – über neue Prozesse (Digitalisierung!), Zu- und Abgänge von Personal oder andere organisatorische Änderungen aller Art. „Sonst wüssten viele gar nicht, was sich tut“, sagt er.
16:00 Uhr: Feierabend, ab nach Hause! Christian Stempfl eilt zu Frau und Sohn. Zur Abwechslung ganz analog spielen. Morgen früh geht es weiter, aus dem Homeoffice. „Wie viele in der ZA arbeite ich ein bis zwei Tage pro Woche von zu Hause. Das bietet sich bei uns an und funktioniert, dank der Digitalisierung, ziemlich gut“, sagt er. Gleich um 8:30 Uhr lädt seine Kollegin Jelka Hönicke zum Zoom-Meeting über das nächste Großprojekt ein: das neue Intranet. „Wir sind zuversichtlich, dass wir bis Jahresende einen Prototypen entwickeln und im kommenden Jahr einführen können.“ Zu tun gibt es genug.
Dieser Text erschien im Universitätsmagazin Portal - Zwei 2022 „Artensterben“ (PDF).