FAQ

Wenn Sie statt der Login Seite von Mail.UP eine fast weiße Seite sehen, auf der steht:

Server konnte infolge falscher Nutzereingaben keine Daten empfangen. Access from your network is temporarily disabled

dann wurde in kurzer Zeit mehrfach erfolglos versucht, sich von diesem Rechner einzuloggen. Das wird häufig durch falsch konfigurierte Mail Clients ausgelöst (z.B. Outlook oder MacMail). In einem Netzwerk hinter einem Router können auch andere Geräte diesen Fehler verursachen, wenn sie sich erfolglos versuchen, bei Mail.UP einzuloggen (z.B. Smartphone). Die Lösung ist, alle Endgeräte von dem Netzwerk zu trennen, 20 min. zu warten und dann mit einem Gerät, das sich in einem anderen Netzwerk bereits mit Mail.UP verbinden konnte (also nicht falsch konfiguriert ist), erst mal zu prüfen, ob es wieder geht. Dann nach und nach die anderen Geräte wieder dem Netzwerk hinzufügen, um das Problemgerät ausfindig zu machen. Ist dieses gefunden, sollten Sie überprüfen, welche Mail Clients darauf installiert sind und sich sämtliche Profile, bzw. Konten ansehen.

In der Kalenderansicht klicken Sie in der Spalte mit der Übersicht aller Kalender auf das "+ "-Symbol. Hier wählen Sie jetzt "Kalender abonnieren". Als Benutzernamen tragen Sie hier den Mail-Account des Nutzers ein, der Ihnen seinen Kalender freigegeben hat.  Bitte verwenden Sie hier die Kurzform des Accounts komplett mit @uni-potsdam.de. Sofern Ihre Angaben richtig waren, sehen Sie jetzt die Liste der Abonnements. Entfernen Sie von allen Einträgen, die Sie nicht mehr benötigen den Haken und speichern danach die Änderungen.

Wenn Sie Outlook 2013 oder jünger besitzen, können wir Ihnen ActiveSync empfehlen, das auch Kalender & co. unterstützt. Es braucht aber nach der Ersteinrichtung eine Weile, um alle E-Mails vom Server herunterzuladen (10 Stunden sind keine Seltenheit). Dazu sollten Sie das Communigate Konto wieder entfernen, wenn es schon installiert wurde (Systemsteuerung -> E-Mail (32-Bit) -> E-Mail Konten) und dann ein Neues anlegen, in den Kontoeinstellungen:
Neu -> E-Mail Konto -> Manuelle Konfiguration -> Bei Name und Absender-Adresse tragen Sie das ein, was beim Empfänger angezeigt werden soll, beim Server kommt mailup.uni-potsdam.de rein und der Benutzername ist Ihr Login Name (ohne @uni-potsdam.de - wie beim Webmailer Login).
Nach einem Klick auf Weiter ist Ihr Konto eingerichtet und nach und nach werden nun alle E-Mails und Kalender heruntergeladen. Wundern Sie sich nicht, dass in der Zeit, während noch Dinge heruntergeladen werden, Änderungen auf dem Server oder in Outlook nicht synchronisiert werden.

Wenn Sie ein älteres Outlook benutzen oder kein ActiveSync haben wollen, können Sie ein IMAP Konto einrichten. Verwenden Sie dazu bitte einfach die Serverangaben, die auch in Thunderbird nötig sind.

Über einen sog. SPF-Check wird überprüft, ob Mails tatsächlich von dem Mailserver gesendet werden, der für die Maildomain des Senders zuständig ist. Ist dieser Test  negativ, kann das ein Indiz dafür sein, das versucht wird, Spam zu versenden. Dieser Test kann aber auch bei weitergeleiteten Mails fehlschlagen. Daher werden die entsprechenden Mails nicht geblockt, sondern nur getaggt.

In Outlook gibt es zwei Möglichkeiten, um die Absenderadresse Ihrer E-Mails zu verändern. Dabei ist zu beachten, dass Sie absolut sicher sein sollten, die richtige Adresse eingegeben zu haben, da sonst der Empfänger beim Antworten an diese falsche Adresse sendet.

Dauerhaftes Ändern

Wenn Ihre E-Mails immer mit einem bestimmten Absender versendet werden sollen, gehen Sie wie folgt vor:

Windows Oberfläche -> Start -> Systemsteuerung -> oben rechts "Anzeige: Kleine Symbole" -> E-Mail (32-Bit)  -> E-Mail-Konten... -> Doppelklick auf das entsprechende Konto -> Reiter Server auswählen -> Kontoeinstellungen -> in "E-Mail-Adresse" entsprechende Adresse eingeben -> Update
(Outlook muss neu gestartet werden)

Einmaliges Ändern

Wenn nur eine E-Mail unter einem anderen Absender versendet werden soll, müssen Sie diesen direkt beim Absenden der E-Mail festlegen. Dazu einfach über dem Empfängerfeld auf "Von" klicken und entweder die E-Mail Adresse auswählen oder eine weitere Adresse hinzufügen. Den Eintrag "Senden mit" sollten Sie bei "CommuniGate Pro Server" belassen.

Wir haben einen Spam-Filter, der solche E-Mails erkennt und mit dem Betreff Zusatz "[SPAM]" markiert. Diese E-Mails werden automatisch in den "Junk-E-Mail" Ordner verschoben. Sollten Sie ihn gelöscht oder verändert haben, lesen Sie bitte den Artikel "Ich habe versehentlich meinen Junk-E-Mail Ordner gelöscht, was nun?"

E-Mails, die nicht als Spam markiert sind, wurden möglicherweise noch nicht erfasst, wenn Sie zu den ersten Empfängern der E-Mails gehörten.

Wenn Ihnen Muster in den Absenderadressen auffallen, können Sie auch versuchen, eigene Regeln zu erstellen, um Spam zu filtern. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel zu den Filterregeln, bzw. der gesonderten FAQ.

Im Standard Modus ist die Anzeige für die Arbeit mit Touchscreens optimiert. Deshalb funktionieren Änderungen nicht mit einem Mausklick. Sie müssen zuerst das Overlay nach links ziehen. Danach können Sie die Einstellung wie gewohnt ändern.

Stellen Sie zunächst sicher, dass die Voraussetzungen für einen korrekten Login erfüllt sind:

In der Adresszeile muss die Adresse

https://mailup.uni-potsdam.de/

ohne irgendwelche Zusätze eingetragen sein.

Ihr Loginname ist die Kurzform Ihrer Adresse ohne @uni-potsdam.de

Das Passwort schreiben Sie am besten in einem Texteditor vor und kopieren es dann in das Passwortfeld. Zählen Sie danach die Anzahl der Punkte, ob Sie mit der Anzahl der Zeichen im Passwort übereinstimmt. Wenn nicht, haben Sie zusätzliche Sonderzeichen (z.B. Leerzeichen) kopiert. Es kann auch zu Problemen kommen, wenn Sie keinen reinen Texteditor benutzen (z.B. Word).

Wenn das immer noch nicht hilft, müssen Sie uns wohl kontaktieren.

Ja, das geht. Sie können dann sehen, ob eine E-Mail gelesen wurde und ob darauf bereits geantwortet wurde.

Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Legen Sie eine Mailbox an, die geteilt werden soll:

                Email -> „+“ -> Ordner erstellen -> Name eingeben -> Pfad auswählen (kann Root sein)

2. Ordner freigeben:

                In 1. erstellte Mailbox auswählen -> Zahnrad -> bei Zugriffskontrolle entsprechende E-Mail Adresse (Kurzform) eintragen -> Administration auswählen -> Speichern

Nun müssen Sie nur noch dafür sorgen, dass die E-Mails, die gemeinsam bearbeitet werden sollen, auch in diesem Ordner gespeichert werden. Dazu können Sie eine entsprechende Filterregel anlegen.

Hierbei müssen Sie natürlich nach einer bestimmten Eigenschaft filtern. So könnten Sie allen Sendern mitteilen, dass Sie im Betreff ein bestimmtes Wort verwenden sollen, nach dem Sie dann filtern. Sie können aber auch bei der ZEIK einen Alias beantragen (z.B. sekretariat.Lehrstuhl@uni-potsdam.de), der dann als Empfänger in die E-Mail eingetragen wird und Sie filtern einfach nach dieser E-Mail Adresse (Regel: „Ein An: oder Cc: ist gleich: sekretariat.Lehrstuhl@uni-potsdam.de“).

Etwas nachteilig ist, dass Sie nicht sehen, was die andere Person geantwortet hat. Dazu sollten Sie sich dann am besten gegenseitig in Cc (bzw. Bcc) setzen.

Häufigste Fehlerursache dafür ist ein falscher MIME-Typ des Anhangs. Der Mailserver der Universität Potsdam arbeitet strikt RFC-konform und akzeptiert keine proprietären Formate, wie sie u.a. auch von Microsoft verwendet werden. Werden E-Mails mit Anhang von outlook gesendet, kann man verhindern, das Anhänge in der Web-Mailbox  nicht richtig angezeigt werden, indem man das Format, mit dem outlook sendet, verändert.

Dazu bitte in outlook unter "Datei"-->"Optionen"-->"E-Mail"-->"Nachrichten verfassen" als Format "HTML" oder "Nur-Text" wählen.

Ihre Kontakte können Sie ganz einfach über das Webinterface exportieren. Dazu öffnen Sie die Contacts und klicken auf das Zahnradsymbol, um alle Kontakte auf Ihren PC zu exportieren. Um einzelne Kontakte auszuwählen, klicken Sie auf das "Ordnersymbol mit Pfeil", verschieben sie in einen anderen Ordner und exportieren diesen.

Wenn Sie Ihre E-Mails (und Kontakte) exportieren möchten, weil Sie zum Beispiel die Universität verlassen, richten Sie sich bitte zuerst mittels eines externen E-Mail Programms ein IMAP Konto ein (siehe http://www.uni-potsdam.de/mailup/desktop-computer/uebersicht.html ) und stellen dieses dann so um, dass Sie es offline nutzen können. Dann werden Ihre E-Mails lokal auf Ihrem Computer gespeichert.

Exemplarisch für Thunderbird (nach abgeschlossener IMAP Einrichtung):

Rechts Klick auf Ihr Konto -> Eigenschaften -> Synchronisation -> Häkchen setzen bei „Diesen Ordner zu Offline-Lesen auswählen.“ -> Jetzt herunterladen

Den Pfad, wo die Kontodaten gespeichert werden, finden Sie in den Einstellungen:

Erweitert -> Allgemein -> Konfiguration bearbeiten -> Parameter mail.root.imap oder mail.server.server1.directory (ggf. andere Nummer)

Unter Windows kann es sein, dass Sie den angegebenen Pfad nicht über den Dateimanager öffnen können. Dann ist der Ordner versteckt. Wie Sie ihn sichtbar machen, lesen Sie hier: http://windows.microsoft.com/de-de/windows/show-hidden-files#show-hidden-files=windows-7 .

Oh, es gibt verschiedene Gründe, aber wenn Sie Deutsche Telekom Kunde sind und im Besitz eines Speedports W 724V sind, dann ist das Problem bekannt. Und so wird es gelöst: Rufen Sie im Browser die Bedienoberfläche Ihres Routers auf. Sie ist unter der Adresse speedport.ip erreichbar. Loggen Sie sich nun bitte mit dem Passwort ein (ggf. das als Gerätepasswort auf der Rückseite des Gerätes). Sollten Sie das Passwort geändert haben, dann bitte dieses Passwort verwenden. Wählen Sie in der Bedienoberfläche den Punkt Internet und dort Liste der sicheren Mailserver aus. Klicken Sie  Weiteren E-Mail-Server eintragen und geben Sie smtpout.uni-potsdam.de ein (oder smtp.uni-potsdam.de - je nach dem, was in Ihrem Client angegeben ist). Fertig! Diese Whitelist-Funktion ist uns nur beim W 724V der Deutschen Telekom bekannt. Wenn es Probleme gibt, unter mailup-service@uni-potsdam.de wird euch geholfen.

Alle eingehenden E-Mails werden von der ZIM nach Spaminhalten überprüft und ggf. wird dem Betreff der Text „[SPAM]“ vorangestellt.

Nun gibt es eine serverweite Regel, die alle E-Mails mit dem Betreff Inhalt „[SPAM]“ in den Junk-E-Mail Ordner verschiebt. Sie werden dann nicht mehr von den persönlichen Regeln erfasst. Sie lösen das Problem, in dem Sie einfach den Junk-E-Mail Ordner löschen, bzw. umbenennen. Dann werden alle E-Mails mit dem Betreff „[SPAM]“ ganz normal der Inbox hinzugefügt, bzw. durchlaufen Ihre persönlichen Regelanweisungen.

Im Webinterface finden Sie unter Einstellungen > Löscheinstellungen > Löschmethode die Möglichkeit, E-Mails zu markieren.  

Diese Meldung kann beim Internet Explorer auftreten. Dort steht "... Bitte überprüfen Sie ob Ihr Browser nicht im Kompatibilitätsmodus läuft."

Wie Sie diesen Kompatibilitätsmodus für uni-potsdam.de ausschalten können, steht in dieser PDF.

Bei anderen Browsern könnte die Ursache eine veraltete Version sein. Updaten Sie bitte zuerst auf die aktuelle Version und wenden sich sonst an zeik-serviceuuni-potsdampde

Nur auf der Seite für den zentralen Universitäts-Account  können Sie das Passwort für alle zentralen Dienste ändern.

Hier gibt es 3 Dinge zu überprüfen:
1. Stellen Sie sicher, dass der Frei/Gebucht-Status der Benutzerin/des Benutzers freigegeben ist. Die Standardoption auf unserem Server ist, dass er nicht freigegeben wird. Dies kann hier geändert werden: Mail.UP web - Einstellungen - Kalender - Frei/Beschäftigt Publikation
2. Verwenden Sie eine Kurzform der E-Mail-Adresse. Leider kann der Status nur angezeigt werden, wenn Sie den Termin mit einer Kurzform-E-Mail-Adresse versehen.
3. In einigen Fällen muss in Outlook möglicherweise eine zusätzliche Option eingestellt werden:
Datei - Optionen - Kalender - Frei/Gebucht-Optionen - Suchen unter
Bitte setzen Sie diese auf:
https://mailup.uni-potsdam.de/~%NAME%@%SERVER%/freebusy.vfb

Wenn Sie einen Freund (Buddy) hinzufügen (mit der Mailadressen Endung @uni-potsdam.de), erhält dieser die Anfrage, ob er in Ihre Buddie-Liste aufgenommen werden möchte. Akzeptiert er diese, so werden Sie auch seiner Buddie-Liste hinzugefügt. Der größte Unterschied zu „normalen“ Kontakten (Contacts) ist, dass Sie bei Ihren Freunden sehen, ob diese gerade online sind oder nicht und diese selbiges von Ihnen erfahren können. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Freunde wissen, ob Sie gerade online sind oder nicht, wählen Sie den Status „unsichtbar“ aus (siehe Hauptübersicht).

Gehen Sie auf "Einstellungen" > "E-Mail" > Abwesenheit und schalten Sie die Abwesenheits-Benachrichtigung von OFF auf ON. In den Feldern darunter können Sie den Startzeitpunkt, das Ende, einen Antworttext und bei Bedarf Benachrichtigungsadressen (kommagetrennt, ohne Leerzeichen) festlegen. Der Antworttext wird bis zu dem Termin, den Sie unter Ende auswählen, als Antwort auf E-Mails verschickt.

Wenn Sie eine E-Mail Weiterleitung über die Standardfunktion eingeschaltet haben ("Einstellungen" -> "Alle Mails umleiten"), funktioniert die Abwesenheitsnachricht nicht! Genauer gesagt werden gar keine Regeln abgearbeitet. Richten Sie in diesem Fall bitte eine Weiterleitungsregel manuell ein und deaktivieren die voreingestellte Regel.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Abwesenheitsnachricht an jeden Empfänger (E-Mail-Adresse) nur einmal verschickt wird.

Wenn Sie neue Daten für Ihre Abwesenheit eingeben, stellen Sie sicher, dass Sie die Benachrichtigungen entweder aus- und wieder einschalten oder auf die Schaltfläche "Benachrichtigungsliste löschen" klicken. Wenn Sie nur die Daten ändern, werden keine weiteren Benachrichtigungen an E-Mail-Adressen gesendet, die zuvor benachrichtigt wurden.

1. Klicken Sie im Startbildschirm auf + um einen neuen Ordner anzulegen.

2. Navigieren Sie dann zu „Einstellungen“ > „Email“ > „Regeln“ und klicken dort auf + um eine neue Regel zu erstellen.

3. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, z.B. „Uni-list“ und klicken Sie auf weiter.

4. Wählen Sie die Bedingung Betreff ist gleich [Uni-list]*(mit eckigen Klammern und mit Sternchen) und klicken weiter.

5. Wählen Sie die Aktion „Verschiebe in Mailbox“ und wählen den Ordner aus, in den die E-Mails verschoben werden sollen.

Regeln für eingehende Mails werden nach Prioritätsstufen (von 1 bis 10) abgearbeitet. Dabei hat die 1 die niedrigste Priorität. Die im Server integrierte  Abwesenheitsbenachrichtigung hat eine feste Priorität von 2. Ihre selbst definierte Weiterleitungsregel hat die Priorität von 5 und wird daher vor der Abwesenheitsbenachrichtigung abgearbeitet. Da diese Regel so definiert ist, das danach keine weiteren Regeln abgearbeitet werden, kann die Abwesenheitsbenachrichtigung in keinem Fall greifen. Bitte ändern Sie die Prirität im Webmailinterface unter Einstellungen > E-Mail > Regeln. Neben der Regel bitte die Priorität auf 1 setzen.