Im Sinne einer möglichst inklusiven universitären Lehre
sollten Sie auch Ihre PowerPoint- Präsentationen barrierefrei gestalten,
und somit möglichst vielen Menschen, ob mit oder ohne Beeinträchtigung,
den selbstständigen Zugang zu Ihren Lehrinhalten ermöglichen.
In diesem Video erklären wir,
was Barrierefreie PowerPoint- Präsentationen sind,
wie man sie plant und erstellt,
wie man die Barrierefreiheit prüft
und was beim Halten einer Präsentation zu beachten ist.
Ebenso wie andere barrierefreie digitale Inhalte
sind barrierefreie PowerPoint- Präsentationen so gestaltet,
dass sie mit technischen Hilfsmitteln wie einem Screenreader erkennbar
und somit auch für Personen mit Sehbeeinträchtigung
selbstständig lesbar sind.
Dazu weisen sie einige technische Spezifikationen auf
und sind außerdem klar strukturiert.
Berücksichtigen Sie bei der Planung ihrer nächsten PowerPoint-Präsentation
ebenso wie bei der Veranstaltung selbst,
dass Sie es mit einem heterogenen Publikum mit unterschiedlichen Bedarfen zu tun haben
und denken Sie Barrierefreiheit von Anfang an mit.
Begreifen Sie diesen Umstand als Chance, die eigenen Lehrinhalte
noch einmal neu zu strukturieren
und dadurch ihre Verständlichkeit zu verbessern.
Dies erhöht nicht nur die Zufriedenheit der Studierenden,
sondern trägt auch zur Optimierung der Lehre insgesamt bei.
Noch ein grundsätzlicher Hinweis:
Wie stets bei der Erstellung barrierefreier Dokumente
sollten Sie auch hier die Grundsätze barrierefreier Gestaltung beachten:
Alle Inhalte sollten klar und logisch strukturiert sein,
die Texte einheitlich in einer serifenlosen Schrift gestaltet
und Überschriften als solche gekennzeichnet sein.
Der Kontrast von Schrift und Hintergrund sollte möglichst hoch sein,
und auf manuelle oder automatische Worttrennung sollten Sie verzichten.
Für Listen, Tabellen oder Diagramme
benutzen Sie die dafür bereitgestellten Werkzeuge.
Texte und Grafiken sollten nicht durch das Einfügen
mehrerer Leerzeilen positioniert werden,
sondern mithilfe korrekt positionierter Platzhalter im Folienmaster.
Bildern und Grafiken fügen Sie einen Alternativtext
und eine Bildunterschrift hinzu.
Auf überflüssige Schmuckelemente, besonders auf Hintergrundgrafiken,
sollten Sie verzichten.
Auch bei der Wahl Ihrer Farben, etwa Ihrer Schaubilder oder Diagramme,
sollten Sie auf ausreichende Kontraste achten.
Aber, Vorsicht: Vermeiden Sie die Komplementärfarben Rot und Grün,
denn Menschen mit einer Rot-Grün-Schwäche können hier keinen Unterschied erkennen.
Zudem ist es sinnvoll, wenn Sie sich bei der Gestaltung
am Design der Universität Potsdam orientieren.
Hinweise zum Design, zu Schriften und Farben,
sowie verschiedene Logos finden Sie auf der Seite
des Zentrums für Informationstechnologie und Medienmanagement der Universität Potsdam
unter „Angebote und Lösungen“ > „Multimedia Dienste“ >
„Grafik, 3D und Corporate Design“.
Nun kann es losgehen.
Legen Sie zuerst das grundsätzliche Erscheinungsbild
unter „Ansicht“ im „Folienmaster“ fest,
zum Beispiel die Position der Platzhalter für Folientitel,
Texte oder Bilder in den einzelnen Folienlayouts.
Unter „Schriftarten“ legen Sie hier ebenfalls
zentral die Schriftart Ihrer Präsentation fest.
Wir wählen die serifenlose Schrift „Calibri“.
Bei zusätzlichen Elementen, die Sie im Folienmaster platzieren,
zum Beispiel das Logo der Universität Potsdam oder eine Fußzeile,
ist Vorsicht geboten, da diese je nach Erstellungsweise
von Screenreadern in PowerPoint anders behandelt werden als im PDF.
Um unnötige Schwierigkeiten zu vermeiden,
empfiehlt es sich daher, auf inhaltlich relevante Informationen
– wie etwa Ihre Kontaktdaten –
in der Fußzeile des „Folienmasters“ vollständig zu verzichten.
Stattdessen sollten Sie für diese Informationen
eine eigene Folie in der „Normalansicht“ erstellen.
Wenn Sie mit Ihrem „Masterlayout“ zufrieden sind, können Sie dieses schließen
und zur normalen Ansicht zurückkehren.
Als nächstes sollten Sie Ihrer Präsentation einen Dokumenttitel geben.
Öffnen Sie dazu unter „Datei“ die „Informationen“.
Rechts unter „Eigenschaften“ geben Sie den Titel ein.
Nun kann es mit der eigentlichen Erstellung der Präsentation losgehen.
Auf der ersten Folie fügen wir denselben Titel wie eben ein,
und fügen einen Untertitel hinzu.
Am besten legen Sie, bevor Sie fortfahren am unteren Rand in der Statusleiste
noch die Dokumentsprache fest.
Dies ist wichtig, damit der Screenreader die Texte
später mit der korrekten Sprachbetonung vorträgt.
Benutzen Sie bitte immer die vorgegeben Layout-Elemente,
statt selbst Felder zu erstellen.
So stellen Sie sicher, dass der Screenreader alles richtig interpretiert.
Um eine neue Folie einzufügen, wählen Sie das gewünschte Layout in der Auswahl aus.
Damit Menschen, die eine Sprachausgabe verwenden,
sich gut in der Präsentation orientieren können,
sollten Sie jeder Folie einen eigenen, kurzen und prägnanten „Folientitel“ geben.
Benutzen Sie auch hierfür stets den vorgesehenen Platzhalter.
Die Folientitel stellen auch die Grundlage
für die „Gliederungsansicht“ der Präsentation dar.
In dieser können Sie prüfen, ob Sie die Folientitel korrekt angewendet haben.
Diese finden Sie unter „Ansicht“.
Der Folientitel wird stets fettgedruckt neben der Foliennummer abgebildet.
Haben Sie keinen Folientitel verwendet
oder ihn in ein normales Textfeld eingegeben,
so erscheint hier kein Titel und die Navigation in der Präsentation
mit Hilfe des Screenreaders funktioniert nicht optimal.
Möchten Sie wieder in die normale Ansicht wechseln,
so wählen Sie unter „Ansicht“ ganz links „Normal“.
Um Ihrer Präsentation ein Bild, eine Grafik oder ein Diagramm hinzuzufügen,
wählen Sie das entsprechende Symbol in einem leeren Platzhalterfeld aus.
Wir wählen ein Kreisdiagramm.
In diese Tabelle können Sie die Werte Ihres Diagramms eintragen.
Rechts unter „Datenreihen formatieren“
können Sie das Erscheinungsbild Ihres Diagramms anpassen,
beispielsweise die Farben der Universität Potsdam vergeben.
Achten Sie stets auf einen ausreichenden Kontrast zwischen den einzelnen Farbwerten.
Ihr Diagramm sollte außerdem einen aussagekräftigen Titel haben.
Da Menschen mit Sehbeeinträchtigung
die Abbildung nicht selbstständig wahrnehmen können,
benötigen sie eine textliche Beschreibung, einen sogenannten Alternativtext.
Diesen fügen Sie hinzu, indem Sie auf dem ausgewählten Feld ihrer Abbildung
mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und hier „Alternativtext bearbeiten“ aufrufen.
Der Aufbau eines Alternativtextes sollte wie folgt sein:
1. Der Bildtyp (z.B. Foto, Strichzeichnung, Kreisdiagramm...),
2. eine kurze, möglichst objektive Beschreibung
und 3. ein Copyright-Vermerk.
Allgemein gilt: Gebrauchen Sie Fachtermini
und setzen Sie aus der Abbildung zitierte Begriffe in Anführungszeichen.
Sollte es sich bei Ihrem Bild um ein reines Schmuckelement handeln,
das keine Information übermittelt, können Sie auch das kennzeichnen,
indem Sie es als „dekorativ“ markieren.
In diesem Fall wird Ihr Bild vom Screenreader übersprungen
und benötigt keinen Alternativtext.
Falls Sie für Ihre Präsentation eigene Schaubilder mit PowerPoint erstellen möchten,
können Sie dies mit Hilfe des Form-Werkzeugs.
Natürlich benötigt auch dieses Schaubild einen Alternativtext.
Aktuell müssten wir jedem Einzelobjekt einen eigenen Text zuweisen.
Dies ist jedoch nicht sinnvoll,
da das Schaubild als Ganzes eine Sinneinheit bildet.
Daher sollten Sie die Elemente Ihres Schaubildes zunächst gruppieren.
Markieren Sie dazu alle Formen
und wählen Sie anschließend über einen Rechtsklick im Kontextmenü
oder unter „Anordnen“ „Gruppieren“.
Nun können Sie dem gesamten Schaubild einen Alternativtext zuweisen.
Ein Hinweis: Falls Sie Ihre Präsentation als PDF exportieren möchten, empfiehlt es sich,
Ihr zusammengesetztes Schaubild vor dem Export als Grafik zu speichern.
So verhindern Sie, dass die Gruppierung beim Export verloren geht
und der Sinn des Schaubildes nicht mehr nachvollziehbar ist.
Markieren Sie dazu Ihr gesamtes Schaubild
und wählen mittels Rechtsklick „Als Grafik speichern“.
Anschließend das Schaubild löschen
und über „Bild“ die soeben gespeicherte Grafik laden,
positionieren und mit einem Alternativtext versehen.
So wird das Bild inklusive Alternativtext sicher im PDF angezeigt.
Der Nachteil liegt auf der Hand: Nach der Umwandlung in eine Grafik
können Sie keine Änderungen an Ihrem Schaubild mehr vornehmen.
Das Gleiche gilt für den Einsatz von „SmartArts“.
Auch hier kann es passieren, dass der zugewiesene Alternativtext
beim PDF-Export nicht erhalten bleibt.
Gehen Sie hier einfach genauso vor, wie eben beschrieben
und speichern Sie Ihre „SmartArt“ vor dem PDF-Export als Grafik.
Ihrer Präsentation können Sie auch Videos hinzufügen.
Auch diese benötigen einen Alternativtext.
UND: Sie benötigen Untertitel, damit auch Menschen mit Beeinträchtigung des Gehörs
das Video verstehen können.
Das gleiche gilt für Hörstücke.
Außerdem sollten Sie Videos ein Audiotranskript beigeben.
Wenn Sie Ihre Präsentation halten, können Sie dies auch live machen,
indem Sie die wichtigsten visuellen Elemente, die Ihr Video enthält, verbalisieren.
Falls Sie Ihrer Präsentation Listen oder Aufzählungen hinzufügen möchten,
verwenden Sie auch hierfür stets die korrekten Werkzeuge
für „Aufzählungen“ oder „Nummerierungen“.
Soll sich eine Zeile Ihrer Liste in der
semantischen Struktur einer anderen unterordnen,
so benutzen Sie dazu die Tabulator-Taste, statt manuell Leerzeichen einzufügen.
So ist die Hierarchisierung der Inhalte nicht nur visuell,
sondern auch für den Screenreader deutlich.
Das Gleiche gilt für Tabellen:
Erstellen Sie diese mit dem dafür vorgesehen Werkzeug.
Wählen Sie das Tabellen-Werkzeug im Inhaltsplatzhalterfeld aus
und legen Sie zuerst die Anzahl der Zeilen und Spalten fest.
Anschließend fügen Sie Ihre Daten ein und passen eventuell die Farben an.
Achten Sie jedoch stets darauf,
dass die Informationen auch ohne farbliche Hervorhebungen verständlich sind.
Bitte vermeiden Sie Excel-Kalkulationstabellen,
da diese beim Export als PDF nicht korrekt übernommen werden.
Damit Ihre Tabelle auch von blinden Menschen gelesen werden kann,
müssen der Tabelle noch zusätzliche Informationen hinzugefügt werden.
Zum Beispiel müssen Überschriftenzellen als solche ausgewiesen werden.
Erst so wird die Bedeutung der einzelnen Zellentexte deutlich.
Auch Ihre Tabelle benötigt einen Alternativtext.
Dazu wieder auf der Tabelle mit Rechtsklick „Alternativtext bearbeiten“ aufrufen.
In der 2016er Version von PowerPoint
rufen Sie stattdessen den Befehl „Form formatieren“
und hier unter „Formoptionen“ > „Größe und Eigenschaften“
das Alternativ-Text-Eingabefeld auf.
Falls Ihre Präsentation mathematische Formeln enthalten soll,
fügen Sie diese besser als Bild ein, statt sie direkt in PowerPoint zu erstellen,
denn Screenreader haben oft Schwierigkeiten, Formeln vorzutragen.
Eine Grafik Ihrer Formel können Sie online über einen Latex-Equation-Editor erstellen,
beispielsweise unter www.zahlen-kern.de/editor
Hier geben Sie Ihre Formel ein,
laden sie anschließend als Grafik herunter und fügen sie in Ihre Präsentation ein.
Als Alternativtext fügen Sie die Formel in der Schreibweise nach LaTeX oder MathML ein
oder schreiben sie als Text, so wie man die Formel sprechen würde.
Enthält Ihre Präsentation auch Verlinkungen?
Eingefügte Hyperlinks werden von PowerPoint sofort als solche erkannt.
Sie können aber auch einen beliebigen Begriff markieren
und mit einem Rechtsklick das „Link“-Bedienfeld aufrufen
und hier die Verlinkung hinterlegen.
So trägt der Screenreader keinen komplizierten Link vor,
sondern einen sprechenden Text.
Zusätzlich sollten Sie dem Link die sogenannte Quick-Info hinzufügen,
damit deutlich wird, wohin der Link verweist.
Jetzt sollten Sie noch die Lesereihenfolge Ihrer Präsentation überprüfen,
da ein Screenreader die Elemente einer Folie
stets in der chronologischen Reihenfolge vorliest,
in der sie zur Folie hinzugefügt wurden.
Dadurch kann eine Diskrepanz
zwischen optischer und struktureller Reihenfolge entstehen.
Öffnen Sie unter „Anordnen“ den „Auswahlbereich“.
Hier sehen Sie, in welcher Reihenfolge die Folienelemente vorgelesen werden.
Achtung: Das unterste Objekt wird zuerst vorgelesen.
In unserem Fall also der Folientitel, dann der Text, dann die Grafik.
Sollte die Reihenfolge nicht stimmen,
so können Sie das Objekt mit gedrückter Maustaste an die korrekte Position ziehen.
Bevor wir die Barrierefreiheit unserer Präsentation überprüfen, noch ein Hinweis:
Verzichten Sie auf animierte Folienübergänge oder ähnliche Spielereien.
Zum einen gehen diese im PDF verloren,
zum anderen lenken sie unnötig ab und erschweren für viele die Lesbarkeit.
Öffnen Sie nun unter dem Reiter „Überprüfen“ die Funktion „Barrierefreiheit prüfen“.
Rechts sehen Sie den Prüfbericht.
Wir haben einen Folientitel vergessen. Den ergänzen wir nun.
Links sehen Sie hier wieder die „Gliederungsansicht“,
die den strukturellen Aufbau unserer Präsentation abbildet.
Falls Sie Ihre Präsentation nur als PowerPoint-Datei
zur Verfügung stellen möchten, können Sie das jetzt tun.
Ein zusätzlicher Export als PDF ist dann sinnvoll,
wenn nicht alle über das Programm PowerPoint verfügen.
Damit auch Personen mit Sehbeeinträchtigung dem Unterricht gut folgen können,
sollten Sie ihnen die Präsentation idealerweise schon vor dem Unterricht
zur Verfügung stellen, nicht erst danach.
Unter „Datei“ > „Speichern unter“ wählen Sie das Dateiformat „PDF“ aus.
Über die Schaltfläche “Optionen“ nehmen Sie nun Spezifikationen
für den PDF-Export vor, indem Sie die folgenden Optionen wählen:
„Dokumenteigenschaften“ und „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“.
Deaktivieren Sie „Text als Bitmap speichern“.
Nun können Sie den Export starten.
Bevor es barrierefrei ist, muss Ihr exportiertes PDF
noch mit dem Programm Adobe Acrobat Pro finalisiert werden.
Haben Sie Ihre Präsentation korrekt angelegt,
sollte dies nicht viel Zeit in Anspruch nehmen.
Wir gehen hier nur auf die wichtigsten Aspekte ein.
Eine detaillierte Anleitung zur Erstellung barrierefreier PDFs
erhalten Sie im Tutorial „Barrierefreie PDF-Dokumente“
und im Tutorial „Bestehende PDFs an Standards der Barrierefreiheit anpassen“.
Öffnen Sie Ihr PDF und prüfen Sie zuerst noch einmal den Stand der Barrierefreiheit.
Dazu öffnen Sie rechts in der Werkzeugleiste den Menüpunkt „Barrierefreiheit“
und starten die „Prüfung der Barrierefreiheit“.
Links wird Ihnen das Ergebnis angezeigt.
Zuerst prüfen wir noch einmal die Metadaten. Der Titel stimmt.
Damit der Titel statt des Dateinamens auch vom Screenreader vorgelesen wird,
müssen wir dies noch unter „Datei“ > „Eigenschaften“ festlegen.
Unter dem Reiter „Ansicht beim Öffnen“ wählen Sie den „Dokumenttitel“ aus.
Prüfen Sie unter „Erweitert“ auch noch einmal,
ob die Dokumentsprache korrekt übernommen wurde.
Als nächstes sind wir dazu aufgefordert,
auch hier die logische Lesereihenfolge zu prüfen.
Dazu öffnen wir links das Werkzeug „Lesereihenfolge“.
Jedes Element ist nun mit einer Nummer versehen und zeigt an,
in welcher Reihenfolge es vom Screenreader erfasst wird.
Ist etwas an der falschen Position,
so ziehen Sie es bei gedrückter Maustaste an die richtige.
Das sieht alles gut aus.
In der „Barrierefreiheitsprüfung“ können wir auf “Bestanden“ klicken.
Ebenso beim Punkt „Farbkontraste“,
denn auf diesen Aspekt haben wir bereits bei der Erstellung geachtet.
Hier links können Sie außerdem die Lesezeichen Ihrer Präsentation überprüfen.
In unserem Fall gibt es noch keine Lesezeichen.
Da wir in PowerPoint mit Folientiteln gearbeitet haben,
können wir hier den Befehl „Neue Lesezeichen aus Struktur“
und hier die H1-Überschrift auswählen.
Sie entspricht den von uns vergebenen „Folientiteln“.
Das Navigieren durch das Dokument mit Tastatur und Screenreader
ist somit problemlos möglich.
Im letzten Schritt müssen Sie noch den PDF/UA Identifier setzen.
Denn damit ein PDF als technisch barrierefrei gilt,
muss die Metainformation vorhanden sein,
die das Dokument als PDF/UA kompatibel kennzeichnet.
Dazu öffnen Sie unter „Bearbeiten“ die Option „Preflight“
und wählen den Schraubenschlüssel an.
Unter „Dokumentinformationen und Metadaten“
wählen Sie den Menüpunkt „PDF/UA Eintrag setzen“
und klicken unten rechts auf „korrigieren“.
Nun können Sie das finale PDF abspeichern und den Studierenden bereitstellen.
Noch einige Hinweise zur Präsentation:
Signalisieren Sie den Studierenden stets Ihre Bereitschaft,
auf individuelle Bedürfnisse einzugehen (mündlich und in Schriftform).
Achten Sie auf eine klare Vortragsweise in moderater Geschwindigkeit
und bleiben Sie den Studierenden zugewandt,
um das Lippenlesen zu ermöglichen.
Im Vorlesungssaal benutzen Sie nach Möglichkeit ein Mikrofon.
Nutzen Sie zudem die Möglichkeit,
mit PowerPoint live Untertitel Ihres Vortrags zu erzeugen.
Dazu wählen Sie vor Beginn der Veranstaltung
in PowerPoint unter „Bildschirmpräsentation“ die „Untertiteleinstellungen“ an
und legen hier fest, in welcher Sprache ihre Präsentation und die Untertitel sein werden.
Aktivieren Sie außerdem die Funktion „Immer Untertitel verwenden“.
Nun wird Ihre Präsentation live untertitelt.
Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie zu Beginn der Präsentation
in der Präsentationsansicht die Untertitelung zuschalten.
Kündigen Sie zu Beginn der Präsentation die Gliederung an
und nennen Sie während des Vortrags die jeweils aktuelle Seitenzahl.
Wenn Sie Grafiken, Tabellen, Bilder oder Videos verwenden,
sollten Sie diese verbalisieren.
Videos sollten zudem Untertitel haben.
Für Audios oder gesprochenen Text stellen Sie ein Transkript zur Verfügung.
Ich fasse noch einmal die wichtigsten Schritte zusammen:
Zuerst planen Sie Inhalt und Struktur Ihrer Präsentation,
dann legen Sie diese mit den korrekten Werkzeugen und Folienlayouts an.
Das Erscheinungsbild legen Sie mit dem Folienmaster fest.
Grafiken, Diagrammen, Videos und Tabellen geben Sie einen Alternativtext.
Anschließend prüfen Sie Lesereihenfolge und Barrierefreiheit.
Möchten Sie Ihre Präsentation als PDF bereitstellen,
finalisieren Sie dieses nach dem Export in Adobe Acrobat.
Beim Vortrag selbst achten Sie auf gute Verständlichkeit
und gehen auf die Bedürfnisse der Studierenden ein.
Falls Sie doch einmal auf technische Schwierigkeiten stoßen,
können Sie sich gern an das
„Zentrum für Informationstechnologie und Medienmanagement“ wenden.