Das Erstellen von barrierefreien PDF-Dokumenten ist nicht kompliziert.
In diesem Video zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, was barrierefreie PDFs sind,
wie man sie in Microsoft Word und Acrobat Pro erstellt und wie Sie die Barrierefreiheit ihrer Dokumente testen können.
Außerdem erklären wir, wie Sie Scans in maschinell lesbare PDFs umwandeln.
Zuerst einmal die Frage: Was sind barrierefreie PDF-Dokumente?
Sie sind mit Screenreadern und Vergrößerungs- Software gut lesbar, sie sind klar gestaltet und strukturiert
und weisen einige technische Spezifikationen auf.
Grundsätzlich gilt: Planen Sie zunächst die Struktur ihres Dokuments.
Legen Sie den Fokus auf Informationsvermittlung und vermeiden Sie ein verspieltes oder verwirrendes Layout.
Sehen wir uns nun Schritt für Schritt an, wie man in Microsoft Word
und anschließend in Adobe Acrobat Pro ein barrierefreies PDF erstellt.
Zunächst weisen Sie Ihrem Text Formatvorlagen zu.
Dazu öffnen Sie den Bereich "Formatvorlagen".
Markieren Sie einen Textabschnitt und weisen Sie ihm eine Formatvorlage zu.
Halten Sie sich dabei an folgende Struktur:
Für den Titel Ihres Dokuments wählen Sie die Formatierung "Überschrift 1".
Bitte verwenden Sie diese Formatierung nur einmal pro Dokument.
Für Kapitelüberschriften wählen Sie die Formatierung "Überschrift 2", für Unterüberschriften die "Überschrift 3" und so weiter.
Für den normalen Text wählen Sie das Format "Standard".
Verwenden Sie möglichst serifenlose Schriftarten, zum Beispiel Arial oder Helvetica.
Durch Verwendung von Formatvorlagen lässt sich auch automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen.
Hierzu wählen Sie den Menüpunkt "Referenzen" und hier den Reiter "Inhaltsverzeichnis" aus.
Damit der Screenreader weiß, mit welcher Sprachbetonung der Text vorgelesen werden soll,
ist es wichtig, die Dokumentsprache festzulegen.
Word hat in den meisten Fällen als Standardeinstellung die deutsche Sprache mit der Option "Sprache automatisch erkennen".
Werden anderssprachige Texte verwendet, die Word nicht automatisch erkennt,
kann die Sprache unter dem Menüpunkt "Überprüfen – Sprache" geändert werden.
Hierzu in der Liste die richtige Sprache auswählen und bestätigen.
Auf die gleiche Weise können auch einzelne Wörter oder Passagen einer anderen Sprache zugewiesen werden.
Vielleicht möchten Sie in Ihrem Dokument auch Abbildungen einsetzen.
Achten Sie hier darauf, dass jedes genutzte Bild eine Bildbeschriftung und einen sogenannten Alternativtext benötigt,
der die wichtigsten Informationen zum Bild wiedergibt.
Einen Alternativtext geben Sie ein, indem Sie durch Rechtsklick auf das Bild "Alternativtext bearbeiten" auswählen
und den Text in das Eingabefeld schreiben.
Der hier hinterlegte Text erscheint nicht sichtbar im Dokument, wird aber automatisch von den Screenreader-Programmen vorgelesen.
Der Aufbau eines Alternativtextes besteht aus: 1.) dem Bildtyp (zum Beispiel Foto, Strichzeichnung oder Kreisdiagramm),
2.) einer kurzen, möglichst objektiven Beschreibung
(die Interpretation überlassen Sie möglichst den Leser:innen)
und 3.) dem Copyrightvermerk.
Allgemein gilt: Gebrauchen Sie Fachtermini und setzen Sie aus der Abbildung zitierte Begriffe in Anführungszeichen.
Außerdem empfiehlt es sich, in der Bildbeschreibung anzugeben,
ob es sich bei der Abbildung um ein bloßes Schmuck- oder um ein Inhaltselement handelt.
Nun fügen Sie noch die Bildbeschriftung hinzu.
Während der Alternativtext im Hintergrund aktiv ist, werden die Bildbeschriftungen für alle angezeigt.
Diese sind meist kürzer und geben nicht immer eine volle Beschreibung des Bildinhaltes.
Eine Bildbeschriftung erstellen Sie, indem Sie durch Rechtsklick auf das Bild "Beschriftung einfügen" auswählen.
Hier wählen Sie zuerst aus, ob es sich um eine Abbildung, eine Tabelle oder eine Formel handelt.
Anschließend schreiben Sie die kurze Beschriftung ins Eingabefenster.
Auf diese Weise kann die Bildunterschrift sicher dem Bild zugeordnet werden,
auch mit einem Screenreader.
Durch eine derartige Beschriftung ist es auch möglich, bei Bedarf ein Abbildungsverzeichnis zu erstellen,
welches wiederum zur Navigation verwendet werden kann.
Als Nächstes erstellen wir eine barrierefreie Verlinkung.
Damit eine Verlinkung gut lesbar ist, sollte man einen sinnvollen Begriff mit dem tatsächlichen Link verknüpfen.
Hierzu markieren Sie den gewünschten Begriff, zum Beispiel: "Universität Potsdam".
Durch einen Rechtsklick öffnen Sie nun das Kontextmenü und wählen den Menüpunkt "Link" aus.
Hier kopieren Sie den tatsächlichen Link hinein.
Hier lässt sich auch noch einmal der Text anpassen, der im Dokument angezeigt wird.
Anschließend ist es noch wichtig, die Quick-Info hinzuzufügen.
Hier werden dem Link ergänzende Informationen hinzugefügt, z.B. der Zielort des Links oder eine knappe Information.
Diese erscheinen, sobald sich der Mauszeiger über dem Link befindet.
Für Nutzer:innen von Screenreadern sind diese Beschreibungen eine wertvolle Hilfe.
Ein weiteres wichtiges Strukturierungsmittel sind Aufzählungen und Listen.
Damit Listen aus Word auch später im PDF als Listen getaggt und damit im Screenreader erkannt werden können,
müssen die dafür vorgesehenen Listenwerkzeuge verwendet werden.
Sie haben drei Listentypen zur Auswahl: die ungeordnete Liste mit Aufzählungszeichen,
eine nummerierte Liste oder eine Liste mit mehreren Ebenen.
Auch bei der Erstellung einer Tabelle sollten Sie einige Hinweise beachten.
Eine Tabelle sollte nicht nur visuell, sondern auch maschinell als solche erkennbar sein.
Daher erstellt man sie am besten mit dem dafür vorgesehenen Tabellenwerkzeug
und nicht mit Hilfe von Leerzeichen oder Tabulatoren.
Unter dem Menüpunkt "Einfügen" können Sie eine Tabelle mit der gewünschten Anzahl von Zeilen und Spalten einfügen.
Bitte überprüfen Sie unter dem Menüpunkt "Tabellenentwurf", ob die erste Zeile Ihrer Tabelle als Überschrift festgelegt ist.
Wenn nicht, wählen Sie das Kästchen an.
Ebenso, wenn Ihre Tabelle eine erste Spalte links oder eine letzte Spalte rechts oder unten eine Ergebniszeile enthalten soll.
Auch einer Tabelle sollte ein Alternativtext zugeordnet werden.
Genau wie bei Abbildungen ist dieser im Dokument nicht sichtbar, wird aber von Screenreadern vorgelesen.
Dazu auf der ausgewählten Tabelle rechts klicken und im Kontextmenü die "Tabelleneigenschaften" auswählen.
Anschließend kann man unter dem Reiter "Alternativtext" eine kurze Beschreibung ergänzen.
Ebenso verhält es sich mit einer Beschriftung.
Dazu erneut ein Rechtsklick auf der ausgewählten Tabelle und den Menüpunkt "Beschriftung hinzufügen" auswählen.
Hier im Auswahlmenü von "Abbildung" auf "Tabelle" wechseln und eine kurze Beschriftung hinzufügen.
Noch ein Hinweis: Eine Tabelle sollte nicht als Layout-Raster eingesetzt werden.
Falls Sie ein Dokument mit mehreren Spalten erstellen möchten,
verwenden Sie stattdessen unter dem Menüpunkt "Layout" die Option für mehrspaltige Dokumente.
Vielleicht möchten sie Ihr Dokument jetzt noch farblich gestalten.
Verwenden Sie dabei nicht zu viele verschiedene Farben.
Achten Sie außerdem auf eine möglichst hohe Abstufung zwischen den verwendeten Farbwerten.
Insbesondere zwischen Text und Hintergrund sollte ein möglichst hoher Kontrast bestehen.
Schwarz-Weiß ist der höchstmögliche Kontrast.
Wenn einzelne Begriffe oder Wortgruppen im Text farblich hervorgehoben werden,
benötigen sie zusätzlich eine Fettung oder andere visuell erkennbare Merkmale,
denn manche Nutzer:innen können die farbliche Hervorhebung nicht erkennen.
Bevor wir unser Dokument prüfen, noch zwei Hinweise:
Vermeiden Sie manuell erstellte Absätze oder durch mehrere Leerzeichen erstellte Abstände im Text.
Benutzen Sie stattdessen die Tabulatortaste oder die Tastenkombination "Steuerung + Enter"
für einen neuen Abschnitt auf der nächsten Seite
oder legen Sie Abstände in den Formatvorlagen fest.
Die barrierefreie Ausgabe von Fußnoten funktioniert leider noch nicht sehr gut.
Daher empfiehlt es sich, auf diese möglichst zu verzichten
oder sich zumindest in der Anzahl zu beschränken.
Nachdem Sie fertig sind mit ihrem Dokument, können Sie nun eine erste Prüfung der Barrierefreiheit in Word vornehmen.
Hierzu wählen Sie unter dem Menüpunkt "Überprüfen" die Option "Barrierefreiheit prüfen".
Im Ausgabefeld wird nun konkret angezeigt, was noch fehlt.
Durch einen Klick auf das angeführte Element springt man direkt an die richtige Stelle im Dokument
und kann die fehlende Information ergänzen. In unserem Fall fehlt einem Bild noch der Alternativtext.
Im Anschluss an die Überprüfung können Sie das Dokument als PDF exportieren.
Dazu wählen Sie den Reiter "Acrobat" und erstellen ein PDF.
Bitte erstellen Sie das PDF nicht über die Funktion "Drucken".
Nach dem Export öffnen wir unser PDF in Adobe Acrobat Pro.
Zuerst sehen wir uns die Funktion "Lesezeichen" an.
Mit der Lesezeichenfunktion, die man links oben findet, kann man sich die Dokumentstruktur anzeigen lassen,
so, wie sie für Nicht-Sehende hinterlegt ist.
Hat man in Word die Formatvorlagen korrekt angewendet, so erscheint hier eine korrekte hierarchische Gliederung.
Falls bei der Erstellung des Dokuments in Word noch nicht auf die Festlegung der Dokumentsprache geachtet wurde,
lässt sich dies nun nachholen.
Hierzu können Sie unter "Datei / Eigenschaften" und der Registerkarte "erweitert" die Sprache festlegen.
Achtung: auf diese Weise legt man die Sprache des gesamten Dokuments fest,
während man in Word auch für einzelne Wörter oder Absätze eine andere Sprache festlegen kann.
Wenn Sie viel mit Grafiken oder Tabellen gearbeitet haben, kann es vorkommen,
dass die Leserichtung des Dokuments von Screenreadern falsch interpretiert wird.
Deshalb sollten Sie die Reihenfolge überprüfen, indem Sie in der linken Leiste mit einem Mausklick
den Menüpunkt "Reihenfolge" öffnen.
Sollte dieser nicht vorhanden sein, können Sie innerhalb der Leiste durch einen Rechtsklick
den Menüpunkt "Reihenfolge" anwählen. Jedes Element hat nun eine Nummer.
Diese gibt die Reihenfolge des Objekts innerhalb des Dokuments an, so wie es der Screenreader wiedergeben wird.
Sollte hier etwas nicht stimmen, ziehen Sie das Element mit gedrückter Maustaste an
die richtige Stelle. In unserem Fall waren die beiden Bilder nicht an der richtigen Position.
Nun können Sie Ihr Dokument noch einmal überprüfen.
Hierzu wählen Sie in der rechten Spalte den Reiter "Barrierefreiheit" an.
Sollte dieser nicht vorhanden sein, wählen Sie den Menüpunkt "Weitere Werkzeuge"
und fügen den Reiter "Barrierefreiheit" hinzu.
Klicken Sie nun auf "Prüfung der Barrierefreiheit".
Nun erhalten Sie einen vollständigen Überblick über ihr Dokument und eventuelle Probleme.
Hier haben Sie auch die Möglichkeit, Mängel zu beheben, beispielsweise fehlende Alternativtexte zu ergänzen.
Außerdem werden Hinweise und Hilfestellungen für die Fehlerbehebung gegeben.
In unserem Fall müssen wir noch den Titel des Dokuments ergänzen
und werden dazu aufgefordert, einen Farbkontrast manuell zu überprüfen.
Lassen Sie sich nicht von roten Warnhinweisen einschüchtern. Mit etwas Routine werden es weniger,
auch wenn nicht immer alle Warnhinweise verschwinden werden.
Dies gilt besonders für Dokumente, die erst im Nachhinein barrierefrei gestaltet werden sollen.
Wenn Sie Ihre Dokumente von Anfang an entsprechend planen, sollten bald kaum noch Warnhinweise erscheinen.
Das kennen Sie sicherlich: Der Scan eines Textes liegt nicht als maschinell lesbarer Text, sondern als Bild vor.
Um ihre Scans in lesbare barrierefreie Dokumente umzuwandeln, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie ihr gescanntes PDF in Acrobat Pro und wählen Sie hier rechts in der Werkzeugleiste
den Menüpunkt "Scan" und "OCR". Nun können Sie oben aus dem Menü "Text erkennen" auswählen.
Ihr Scan wird nun in Text umgewandelt. Je nach Qualität des Scans können die Ergebnisse jedoch stark variieren.
Anschließend speichern Sie das Dokument als Word-Dokument,
indem Sie unter "Datei" den Menüpunkt "Exportieren in" auswählen und hier "Microsoft Word".
Nun noch den Speicherort wählen und bestätigen.
Nun können Sie den Text in Word öffnen, gegebenenfalls korrigieren
und den bereits genannten Richtlinien entsprechend bearbeiten.
Sollten in der gescannten Datei Grafiken enthalten sein, müssen diese zunächst
im konvertierten Word-Dokument gelöscht, anschließend separat eingescannt
und dann als Grafiken im Format jpeg oder png in das konvertierte Word-Dokument eingefügt werden.
Zu guter Letzt erstellen Sie aus dem Word -Dokument ein barrierefreies PDF in Acrobat Pro.
Ich fasse noch einmal kurz zusammen, worauf Sie bei der Erstellung eines barrierefreien PDFs
achten sollten. Zuerst weisen Sie die Formatvorlagen zu.
Anschließend legen Sie die Dokumentsprache fest und fügen den Bildern und Grafiken eine Bildunterschrift
und einen Alternativtext hinzu. Mit den dafür vorgesehenen Tools erstellen Sie Aufzählungen,
Listen und Tabellen. Sie setzen Links richtig und beachten die Gestaltungsvorgaben.
Zum Schluss legen Sie die Leserichtung fest und testen die Barrierefreiheit.
Nicht verzweifeln!
Mit etwas Routine und guter Planung ist es nicht schwer, barrierefreie Dokumente zu erstellen.