1 00:00:05,821 --> 00:00:11,004 Das Erstellen von barrierefreien PDF-Dokumenten ist nicht kompliziert. 2 00:00:11,160 --> 00:00:16,181 In diesem Video zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, was barrierefreie PDFs sind, 3 00:00:16,181 --> 00:00:24,163 wie man sie in Microsoft Word und Acrobat Pro erstellt und wie Sie die Barrierefreiheit ihrer Dokumente testen können.  4 00:00:24,163 --> 00:00:30,143 Außerdem erklären wir, wie Sie Scans in maschinell lesbare PDFs umwandeln. 5 00:00:30,429 --> 00:00:36,000 Zuerst einmal die Frage: Was sind barrierefreie PDF-Dokumente? 6 00:00:36,200 --> 00:00:42,831 Sie sind mit Screenreadern und Vergrößerungs- Software gut lesbar, sie sind klar gestaltet und strukturiert 7 00:00:42,831 --> 00:00:46,866 und weisen einige technische Spezifikationen auf. 8 00:00:46,866 --> 00:00:51,888 Grundsätzlich gilt: Planen Sie zunächst die Struktur ihres Dokuments. 9 00:00:51,888 --> 00:00:59,651 Legen Sie den Fokus auf Informationsvermittlung und vermeiden Sie ein verspieltes oder verwirrendes Layout. 10 00:01:00,620 --> 00:01:05,355 Sehen wir uns nun Schritt für Schritt an, wie man in Microsoft Word 11 00:01:05,355 --> 00:01:10,967 und anschließend in Adobe Acrobat Pro ein barrierefreies PDF erstellt. 12 00:01:11,123 --> 00:01:15,449 Zunächst weisen Sie Ihrem Text Formatvorlagen zu. 13 00:01:15,449 --> 00:01:20,596 Dazu öffnen Sie den Bereich "Formatvorlagen". 14 00:01:20,596 --> 00:01:25,580 Markieren Sie einen Textabschnitt und weisen Sie ihm eine Formatvorlage zu. 15 00:01:25,580 --> 00:01:29,184 Halten Sie sich dabei an folgende Struktur: 16 00:01:29,184 --> 00:01:34,725 Für den Titel Ihres Dokuments wählen Sie die Formatierung "Überschrift 1". 17 00:01:34,725 --> 00:01:39,402 Bitte verwenden Sie diese Formatierung nur einmal pro Dokument. 18 00:01:39,662 --> 00:01:49,357 Für Kapitelüberschriften wählen Sie die Formatierung "Überschrift 2", für Unterüberschriften die "Überschrift 3" und so weiter. 19 00:01:49,357 --> 00:01:53,655 Für den normalen Text wählen Sie das Format "Standard". 20 00:01:54,330 --> 00:02:00,713 Verwenden Sie möglichst serifenlose  Schriftarten, zum Beispiel Arial oder Helvetica. 21 00:02:01,266 --> 00:02:07,098 Durch Verwendung von Formatvorlagen lässt sich  auch automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen. 22 00:02:07,254 --> 00:02:13,916 Hierzu wählen Sie den Menüpunkt "Referenzen" und hier den Reiter "Inhaltsverzeichnis" aus. 23 00:02:14,686 --> 00:02:19,769 Damit der Screenreader weiß, mit welcher Sprachbetonung der Text vorgelesen werden soll, 24 00:02:19,769 --> 00:02:23,726 ist es wichtig, die Dokumentsprache festzulegen. 25 00:02:23,934 --> 00:02:33,636 Word hat in den meisten Fällen als Standardeinstellung die deutsche Sprache mit der Option "Sprache automatisch erkennen". 26 00:02:33,636 --> 00:02:38,589 Werden anderssprachige Texte verwendet, die Word nicht automatisch erkennt, 27 00:02:38,589 --> 00:02:45,482 kann die Sprache unter dem Menüpunkt "Überprüfen – Sprache" geändert werden. 28 00:02:45,742 --> 00:02:51,016 Hierzu in der Liste die  richtige Sprache auswählen und bestätigen. 29 00:02:51,172 --> 00:02:59,197 Auf die gleiche Weise können auch einzelne Wörter oder Passagen einer anderen Sprache zugewiesen werden. 30 00:02:59,660 --> 00:03:04,227 Vielleicht möchten Sie in Ihrem Dokument auch Abbildungen einsetzen. 31 00:03:04,227 --> 00:03:12,000 Achten Sie hier darauf, dass jedes genutzte Bild eine Bildbeschriftung und einen sogenannten Alternativtext benötigt, 32 00:03:12,000 --> 00:03:15,827 der die wichtigsten Informationen zum Bild wiedergibt. 33 00:03:16,217 --> 00:03:23,870 Einen Alternativtext geben Sie ein, indem Sie durch Rechtsklick auf das Bild "Alternativtext bearbeiten" auswählen   34 00:03:23,870 --> 00:03:27,454 und den Text in das Eingabefeld schreiben. 35 00:03:28,130 --> 00:03:36,773 Der hier hinterlegte Text erscheint nicht sichtbar im Dokument, wird aber automatisch von den Screenreader-Programmen vorgelesen. 36 00:03:37,170 --> 00:03:46,959 Der Aufbau eines Alternativtextes besteht aus: 1.) dem Bildtyp (zum Beispiel Foto, Strichzeichnung oder Kreisdiagramm), 37 00:03:47,193 --> 00:03:51,711 2.) einer kurzen, möglichst objektiven Beschreibung 38 00:03:51,711 --> 00:03:55,096 (die Interpretation überlassen Sie möglichst den Leser:innen) 39 00:03:55,252 --> 00:03:58,422 und 3.) dem Copyrightvermerk. 40 00:03:58,422 --> 00:04:06,346 Allgemein gilt: Gebrauchen Sie Fachtermini und setzen Sie aus der Abbildung zitierte Begriffe in Anführungszeichen. 41 00:04:06,346 --> 00:04:10,330 Außerdem empfiehlt es sich, in der Bildbeschreibung anzugeben, 42 00:04:10,330 --> 00:04:17,055 ob es sich bei der Abbildung um ein bloßes Schmuck- oder um ein Inhaltselement  handelt. 43 00:04:17,471 --> 00:04:21,074 Nun fügen Sie noch die Bildbeschriftung hinzu. 44 00:04:21,074 --> 00:04:27,971 Während der Alternativtext im Hintergrund aktiv ist, werden die Bildbeschriftungen für alle angezeigt. 45 00:04:27,971 --> 00:04:34,089 Diese sind meist kürzer und geben nicht immer eine volle Beschreibung des Bildinhaltes. 46 00:04:34,588 --> 00:04:41,845 Eine Bildbeschriftung erstellen Sie, indem Sie durch Rechtsklick auf das Bild "Beschriftung einfügen" auswählen. 47 00:04:42,390 --> 00:04:49,047 Hier wählen Sie zuerst aus, ob es sich um eine Abbildung, eine Tabelle oder eine Formel handelt. 48 00:04:49,229 --> 00:04:54,369 Anschließend schreiben Sie  die kurze Beschriftung ins Eingabefenster. 49 00:04:54,810 --> 00:05:00,000 Auf diese Weise kann die Bildunterschrift  sicher dem Bild zugeordnet werden, 50 00:05:00,000 --> 00:05:02,509 auch mit einem Screenreader. 51 00:05:02,509 --> 00:05:08,436 Durch eine derartige Beschriftung ist es auch möglich, bei Bedarf ein Abbildungsverzeichnis zu erstellen, 52 00:05:08,436 --> 00:05:12,199 welches wiederum zur Navigation verwendet werden kann. 53 00:05:13,300 --> 00:05:17,844 Als Nächstes erstellen wir eine barrierefreie Verlinkung. 54 00:05:18,000 --> 00:05:25,231 Damit eine Verlinkung gut lesbar ist, sollte man einen sinnvollen Begriff mit dem tatsächlichen Link verknüpfen. 55 00:05:25,231 --> 00:05:30,933 Hierzu markieren Sie den gewünschten Begriff, zum Beispiel: "Universität Potsdam". 56 00:05:31,115 --> 00:05:37,901 Durch einen Rechtsklick öffnen Sie nun das Kontextmenü und wählen den Menüpunkt "Link" aus. 57 00:05:37,901 --> 00:05:41,501 Hier kopieren Sie den tatsächlichen Link hinein. 58 00:05:42,000 --> 00:05:47,323 Hier lässt sich auch noch einmal der Text anpassen, der im Dokument angezeigt wird. 59 00:05:47,635 --> 00:05:52,008 Anschließend ist es noch wichtig, die Quick-Info hinzuzufügen. 60 00:05:52,008 --> 00:06:00,992 Hier werden dem Link ergänzende Informationen hinzugefügt, z.B. der Zielort des Links oder eine knappe Information. 61 00:06:00,992 --> 00:06:05,606 Diese erscheinen, sobald sich der Mauszeiger über dem Link befindet. 62 00:06:05,606 --> 00:06:11,504 Für Nutzer:innen von Screenreadern sind diese Beschreibungen eine wertvolle Hilfe. 63 00:06:12,130 --> 00:06:17,411 Ein weiteres wichtiges Strukturierungsmittel sind Aufzählungen und Listen. 64 00:06:17,411 --> 00:06:24,878 Damit Listen aus Word auch später im PDF als Listen getaggt und damit im Screenreader erkannt werden können, 65 00:06:24,878 --> 00:06:29,602 müssen die dafür vorgesehenen Listenwerkzeuge verwendet werden. 66 00:06:29,602 --> 00:06:36,005 Sie haben drei Listentypen zur Auswahl: die ungeordnete Liste mit Aufzählungszeichen, 67 00:06:36,005 --> 00:06:41,422 eine nummerierte Liste oder eine Liste mit mehreren Ebenen. 68 00:06:41,422 --> 00:06:46,934 Auch bei der Erstellung einer Tabelle sollten Sie einige Hinweise beachten. 69 00:06:46,934 --> 00:06:53,315 Eine Tabelle sollte nicht nur visuell, sondern auch maschinell als solche erkennbar sein. 70 00:06:53,315 --> 00:06:58,623 Daher erstellt man sie am besten mit dem dafür vorgesehenen Tabellenwerkzeug 71 00:06:58,623 --> 00:07:03,030 und nicht mit Hilfe von Leerzeichen oder Tabulatoren. 72 00:07:03,030 --> 00:07:10,687 Unter dem Menüpunkt "Einfügen" können Sie eine Tabelle mit der gewünschten Anzahl von Zeilen und Spalten einfügen. 73 00:07:10,687 --> 00:07:18,766 Bitte überprüfen Sie unter dem Menüpunkt "Tabellenentwurf", ob die erste Zeile Ihrer Tabelle als Überschrift festgelegt ist. 74 00:07:18,766 --> 00:07:21,637 Wenn nicht, wählen Sie  das Kästchen an. 75 00:07:21,637 --> 00:07:32,461 Ebenso, wenn Ihre Tabelle eine erste Spalte links oder eine letzte Spalte rechts oder unten eine Ergebniszeile enthalten soll. 76 00:07:32,772 --> 00:07:37,551 Auch einer Tabelle sollte ein Alternativtext  zugeordnet werden. 77 00:07:37,551 --> 00:07:44,687 Genau wie bei Abbildungen ist dieser im Dokument nicht sichtbar, wird aber von Screenreadern vorgelesen. 78 00:07:44,687 --> 00:07:52,247 Dazu auf der ausgewählten Tabelle rechts klicken und im Kontextmenü die "Tabelleneigenschaften" auswählen. 79 00:07:52,481 --> 00:07:59,389 Anschließend kann man unter dem Reiter "Alternativtext" eine kurze Beschreibung ergänzen. 80 00:07:59,571 --> 00:08:03,256 Ebenso verhält es sich mit einer Beschriftung. 81 00:08:03,256 --> 00:08:11,852 Dazu erneut ein Rechtsklick auf der ausgewählten Tabelle und den Menüpunkt "Beschriftung hinzufügen" auswählen. 82 00:08:11,852 --> 00:08:19,684 Hier im Auswahlmenü von "Abbildung" auf "Tabelle" wechseln und eine kurze Beschriftung hinzufügen.    83 00:08:19,918 --> 00:08:26,247 Noch ein Hinweis: Eine Tabelle sollte nicht als Layout-Raster eingesetzt werden. 84 00:08:26,247 --> 00:08:30,162 Falls Sie ein Dokument mit mehreren Spalten erstellen möchten, 85 00:08:30,162 --> 00:08:37,837 verwenden Sie stattdessen unter dem Menüpunkt  "Layout" die Option für mehrspaltige Dokumente. 86 00:08:38,140 --> 00:08:42,629 Vielleicht möchten sie Ihr Dokument jetzt noch farblich gestalten. 87 00:08:42,629 --> 00:08:46,256 Verwenden Sie dabei nicht zu viele verschiedene Farben. 88 00:08:46,256 --> 00:08:52,381 Achten Sie außerdem auf eine möglichst hohe Abstufung zwischen den verwendeten Farbwerten. 89 00:08:52,381 --> 00:08:58,990 Insbesondere zwischen Text und Hintergrund sollte ein möglichst hoher Kontrast bestehen. 90 00:08:58,990 --> 00:09:01,942 Schwarz-Weiß ist der höchstmögliche Kontrast. 91 00:09:01,942 --> 00:09:06,313 Wenn einzelne Begriffe oder Wortgruppen im Text farblich hervorgehoben werden, 92 00:09:06,313 --> 00:09:11,762 benötigen sie zusätzlich eine Fettung oder andere visuell erkennbare Merkmale, 93 00:09:11,762 --> 00:09:17,381 denn manche Nutzer:innen können  die farbliche Hervorhebung nicht erkennen. 94 00:09:18,610 --> 00:09:22,773 Bevor wir unser Dokument prüfen, noch zwei Hinweise: 95 00:09:22,773 --> 00:09:29,462 Vermeiden Sie manuell erstellte Absätze oder durch mehrere Leerzeichen erstellte Abstände im Text. 96 00:09:29,462 --> 00:09:36,000 Benutzen Sie stattdessen die Tabulatortaste oder die  Tastenkombination "Steuerung + Enter" 97 00:09:36,000 --> 00:09:38,988 für einen neuen Abschnitt auf der nächsten Seite 98 00:09:38,988 --> 00:09:43,083 oder legen Sie Abstände in den Formatvorlagen fest. 99 00:09:44,401 --> 00:09:49,914 Die barrierefreie Ausgabe von Fußnoten  funktioniert leider noch nicht sehr gut.   100 00:09:49,914 --> 00:09:53,807 Daher empfiehlt es sich, auf diese möglichst zu verzichten 101 00:09:53,807 --> 00:09:57,637 oder sich zumindest in der Anzahl zu beschränken. 102 00:09:58,131 --> 00:10:06,166 Nachdem Sie fertig sind mit ihrem Dokument, können Sie nun eine erste Prüfung der Barrierefreiheit in Word vornehmen. 103 00:10:06,166 --> 00:10:12,902 Hierzu wählen Sie unter dem Menüpunkt "Überprüfen" die Option "Barrierefreiheit prüfen". 104 00:10:12,902 --> 00:10:17,690 Im Ausgabefeld wird nun konkret angezeigt, was noch fehlt. 105 00:10:17,690 --> 00:10:23,468 Durch einen Klick auf das angeführte Element springt man direkt an die richtige Stelle im Dokument 106 00:10:23,468 --> 00:10:31,611 und kann die fehlende Information ergänzen. In unserem Fall fehlt einem Bild noch der Alternativtext. 107 00:10:34,675 --> 00:10:40,835 Im Anschluss an die Überprüfung können Sie das Dokument als PDF exportieren. 108 00:10:40,835 --> 00:10:46,380 Dazu wählen Sie den Reiter "Acrobat" und erstellen ein PDF. 109 00:10:46,614 --> 00:10:51,025 Bitte erstellen Sie  das PDF nicht über die Funktion "Drucken". 110 00:10:51,233 --> 00:10:57,110 Nach dem Export öffnen wir unser PDF in Adobe Acrobat Pro. 111 00:10:57,526 --> 00:11:01,930 Zuerst sehen wir uns die Funktion "Lesezeichen" an. 112 00:11:02,060 --> 00:11:08,504 Mit der Lesezeichenfunktion, die man links  oben findet, kann man sich die Dokumentstruktur anzeigen lassen, 113 00:11:08,504 --> 00:11:12,000 so, wie sie für Nicht-Sehende hinterlegt ist. 114 00:11:12,000 --> 00:11:19,222 Hat man in Word die Formatvorlagen korrekt angewendet, so erscheint hier eine korrekte hierarchische Gliederung. 115 00:11:19,222 --> 00:11:25,577 Falls bei der Erstellung des Dokuments in Word noch nicht auf die Festlegung der Dokumentsprache geachtet wurde, 116 00:11:25,577 --> 00:11:28,445 lässt sich dies nun nachholen. 117 00:11:28,445 --> 00:11:36,095 Hierzu können Sie unter "Datei / Eigenschaften" und der Registerkarte "erweitert" die Sprache festlegen. 118 00:11:36,095 --> 00:11:41,380 Achtung: auf diese Weise legt man die Sprache des gesamten Dokuments fest, 119 00:11:41,380 --> 00:11:48,000 während man in Word auch für einzelne Wörter  oder Absätze eine andere Sprache festlegen kann. 120 00:11:48,840 --> 00:11:53,504 Wenn Sie viel mit Grafiken oder Tabellen gearbeitet haben, kann es vorkommen, 121 00:11:53,504 --> 00:11:59,409 dass die Leserichtung des Dokuments von Screenreadern falsch interpretiert wird. 122 00:11:59,409 --> 00:12:05,844 Deshalb sollten Sie die Reihenfolge überprüfen, indem Sie in der linken Leiste mit einem Mausklick 123 00:12:05,844 --> 00:12:09,354 den Menüpunkt "Reihenfolge" öffnen. 124 00:12:09,510 --> 00:12:14,242 Sollte dieser nicht vorhanden sein, können Sie innerhalb der Leiste durch einen Rechtsklick 125 00:12:14,242 --> 00:12:21,441 den Menüpunkt "Reihenfolge" anwählen.  Jedes Element hat nun eine Nummer. 126 00:12:21,441 --> 00:12:28,865 Diese gibt die Reihenfolge des Objekts innerhalb des Dokuments an, so wie es der Screenreader wiedergeben wird. 127 00:12:28,865 --> 00:12:33,660 Sollte hier etwas nicht stimmen, ziehen Sie  das Element mit gedrückter Maustaste an   128 00:12:33,660 --> 00:12:40,873 die richtige Stelle. In unserem Fall waren die  beiden Bilder nicht an der richtigen Position. 129 00:12:41,600 --> 00:12:45,563 Nun können Sie Ihr Dokument noch einmal überprüfen. 130 00:12:45,563 --> 00:12:50,646 Hierzu wählen Sie in der rechten  Spalte den Reiter "Barrierefreiheit" an. 131 00:12:50,646 --> 00:12:55,840 Sollte dieser nicht vorhanden sein, wählen Sie den Menüpunkt "Weitere Werkzeuge" 132 00:12:55,840 --> 00:12:59,494 und fügen den  Reiter "Barrierefreiheit" hinzu. 133 00:12:59,494 --> 00:13:03,514 Klicken Sie nun auf "Prüfung der Barrierefreiheit". 134 00:13:03,514 --> 00:13:09,457 Nun erhalten Sie einen vollständigen Überblick über ihr Dokument und eventuelle Probleme. 135 00:13:09,457 --> 00:13:16,420 Hier haben Sie auch die Möglichkeit, Mängel zu beheben, beispielsweise fehlende Alternativtexte zu ergänzen. 136 00:13:16,420 --> 00:13:21,674 Außerdem werden Hinweise und Hilfestellungen für die Fehlerbehebung gegeben. 137 00:13:21,674 --> 00:13:26,009 In unserem Fall müssen wir noch den Titel des Dokuments ergänzen 138 00:13:26,009 --> 00:13:31,971 und werden dazu aufgefordert,  einen Farbkontrast manuell zu überprüfen. 139 00:13:32,580 --> 00:13:38,150 Lassen Sie sich nicht von roten Warnhinweisen  einschüchtern. Mit etwas Routine werden es weniger, 140 00:13:38,150 --> 00:13:42,149 auch wenn nicht immer alle Warnhinweise  verschwinden werden. 141 00:13:42,149 --> 00:13:47,895 Dies gilt besonders für Dokumente, die erst im Nachhinein barrierefrei gestaltet werden sollen. 142 00:13:47,895 --> 00:13:54,653 Wenn Sie Ihre Dokumente von Anfang an entsprechend planen, sollten bald kaum noch Warnhinweise erscheinen. 143 00:13:55,270 --> 00:14:03,351 Das kennen Sie sicherlich: Der Scan eines Textes liegt  nicht als maschinell lesbarer Text, sondern als Bild vor. 144 00:14:03,351 --> 00:14:10,001 Um ihre Scans in lesbare barrierefreie  Dokumente umzuwandeln, gehen Sie wie folgt vor: 145 00:14:10,001 --> 00:14:15,790 Öffnen Sie ihr gescanntes PDF in Acrobat Pro  und wählen Sie hier rechts in der Werkzeugleiste   146 00:14:15,790 --> 00:14:25,088 den Menüpunkt "Scan" und "OCR". Nun können Sie oben aus dem Menü "Text erkennen" auswählen. 147 00:14:25,088 --> 00:14:34,057 Ihr Scan wird nun in Text umgewandelt. Je nach Qualität des Scans können die Ergebnisse jedoch stark variieren. 148 00:14:34,057 --> 00:14:37,978 Anschließend speichern Sie das Dokument als Word-Dokument, 149 00:14:37,978 --> 00:14:46,175 indem Sie unter "Datei" den Menüpunkt "Exportieren in" auswählen und hier "Microsoft Word". 150 00:14:46,175 --> 00:14:49,645 Nun noch den Speicherort wählen und bestätigen. 151 00:14:50,321 --> 00:14:54,982 Nun können Sie den Text in Word öffnen, gegebenenfalls korrigieren 152 00:14:54,982 --> 00:14:59,536 und den bereits genannten Richtlinien entsprechend bearbeiten. 153 00:15:00,000 --> 00:15:04,531 Sollten in der gescannten Datei Grafiken enthalten sein, müssen diese zunächst 154 00:15:04,531 --> 00:15:09,495 im konvertierten Word-Dokument  gelöscht, anschließend separat eingescannt 155 00:15:09,495 --> 00:15:17,459 und dann als Grafiken im Format jpeg oder png in  das konvertierte Word-Dokument eingefügt werden. 156 00:15:18,580 --> 00:15:26,363 Zu guter Letzt erstellen Sie aus dem Word -Dokument ein barrierefreies PDF in Acrobat Pro. 157 00:15:27,710 --> 00:15:32,960 Ich fasse noch einmal kurz zusammen, worauf Sie bei der Erstellung eines barrierefreien PDFs   158 00:15:32,960 --> 00:15:38,871 achten sollten. Zuerst weisen Sie die  Formatvorlagen zu. 159 00:15:38,871 --> 00:15:44,820 Anschließend legen Sie die Dokumentsprache fest und fügen den Bildern und Grafiken eine Bildunterschrift   160 00:15:44,820 --> 00:15:51,830 und einen Alternativtext hinzu. Mit den dafür  vorgesehenen Tools erstellen Sie Aufzählungen, 161 00:15:51,830 --> 00:15:58,407 Listen und Tabellen. Sie setzen Links  richtig und beachten die Gestaltungsvorgaben.  162 00:15:58,830 --> 00:16:04,861 Zum Schluss legen Sie die Leserichtung fest und testen die Barrierefreiheit. 163 00:16:05,710 --> 00:16:07,454 Nicht verzweifeln! 164 00:16:07,454 --> 00:16:13,861 Mit etwas Routine und guter Planung ist es  nicht schwer, barrierefreie Dokumente zu erstellen.